Aturan Sertifikasi

ATURAN PELAKSANAAN (Code of Conduct) SERTIFIKASI PENGELOLAAN HUTAN LESTARI DAN VERIFIKASI LEGALITAS KAYU

  1.       PENDAHULUAN

Aturan Pelaksanaan ini disediakan sebagai pedoman yang harus diketahui dan diacu oleh klien PT Lamboja Sertifikasi dalam rangka sertifikasi Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan/atau Verifikasi Legalitas Kayu (VLK) mengacu pada Keputusan Direktur Jenderal Pengelolaan Hutan Produksi Lestari Nomor: SK.62/PHPL/SET.5/KUM.1/12/2020 tentang Pedoman, Standar dan/atau Tatacara Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari, Verifikasi Legalitas Kayu, Uji Kelayakan dan Penerbitan Deklarasi Kesesuaian Pemasok, Serta Penerbitan Dokumen V-LEGAL/LISENSI FLEGT

Kegiatan sertifikasi dilakukan berdasarkan fakta hasil pengamatan yang dilakukan oleh auditor, dan secara profesional para auditor akan menilai apakah setiap Kriteria PHPL/VLK telah dipenuhi oleh klien (Organisasi) yang disertifikasi.

2.       RUANG LINGKUP

Aturan Pelaksanaan ini dirancang untuk menjamin terlaksananya penilaian kinerja PHPL dan/atau VLK di seluruh wilayah Indonesia oleh Lambodja Sertifikasi dengan mengacu pada Keputusan Direktur Jenderal Pengelolaan Hutan Produksi Lestari Nomor: SK.62/PHPL/SET.5/KUM.1/12/2020 tentang Pedoman, Standar dan/atau Tatacara Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari, Verifikasi Legalitas Kayu, Uji Kelayakan dan Penerbitan Deklarasi Kesesuaian Pemasok, Serta Penerbitan Dokumen V-LEGAL/LISENSI FLEGT.

3.       KERAHASIAAN

Berikut ini adalah tindakan Lambodja Sertifikasi untuk menjaga segala bentuk kerahasiaan informasi yang dimiliki klien yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam kegiatan sertifikasi, kecuali informasi yang menjadi wilayah publik, atau apabila informasi tersebut menjadi persyaratan mutlak untuk pemenuhan standar sertifikasi sebagaimana diatur di dalam SNI ISO/IEC 17065 dan/atau Keputusan Direktur Jenderal Pengelolaan Hutan Produksi Lestari Nomor: SK.62/PHPL/SET.5/KUM.1/12/2020 tentang Pedoman, Standar dan/atau Tatacara Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari, Verifikasi Legalitas Kayu, Uji Kelayakan dan Penerbitan Deklarasi Kesesuaian Pemasok, Serta Penerbitan Dokumen V-LEGAL/LISENSI FLEGT :

• Lambodja Sertifikasi mewajibkan seluruh personel yang terlibat dalam proses penilaian, menandatangani deklarasi kerahasiaan dan ketidakberpihakan (LASER-318).
• Informasi tentang klien dari sumber selain klien (misalnya dari pihak yang memberikan keluhan, regulator) diperlakukan sebagai rahasia.
• Lambodja Sertifikasi akan menginformasikan kepada klien, apabila untuk suatu kepentingan hukum diperlukan informasi untuk diungkapkan kepada pihak ketiga, dan klien akan diminta untuk menyediakan ringkasan tentang informasi rahasia yang akan diungkapkan tersebut.

 4.       KEORGANISASIAN

Apabila diperlukan, para pihak dapat meminta struktur organisasi Lambodja Sertifikasi bersama uraian tugas dan tanggung jawabnya, secara langsung atau melalui situs www.lambodjasertifikasi.com.

5.       PERSYARATAN UMUM

Dibawah ini beberapa persyaratan umum untuk melakukan permohonan dan pendaftaran sertifikasi yang harus dipenuhi dan dipatuhi oleh klien:

1. Klien harus menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk kegiatan sertifikasi.
2. Jika kriteria audit yang dipersyaratkan dinyatakan belum memenuhi, Lambodja Sertifikasi akan memberitahukan kepada klien untuk menunda atau menghentikan proses sertifikasi.
3. Apabila tindakan perbaikan dalam batas waktu yang disepakati telah dilakukan, apabila diperlukan, Lambodja Sertifikasi akan meminta biaya tambahan kepada pemohon untuk melakukan verifikasi hasil perbaikannya tersebut.
4. Permohona Sertifikasi yang disampaikan berlaku 1 tahun sejak persetujuan perjanjian , apabila proses sertifikasi tidak dapat diselesaikan dalam waktu tersebut, proses sertifikasi dinyatakan gugur dan Lambodja Sertifikasi dapat meminta mengulangi proses sertifikasi dari awal dengan biaya sertifikasi penuh
5. Sertifikat yang diterbitkan hanya berlaku bagi unit pengelolaan (tapak) yang dimohon, yang tertuang didalam Permohonan Sertifikasi, dan setelah dilakukan audit dinyatakan telah memenuhi seluruh persyaratan standar yang berlaku. Nama dan lokasi unit pengelolaan yang dimaksud akan dicantumkan pada sertifikat PHPL dan/atau VLK yang diterbitkan.
6. Lambodja Sertifikasi akan menolak melakukan sertifikasi:
   1. Jika tidak memiliki kompetensi atau kemampuan untuk kegiatan sertifikasi yang harus dilakukan.
   2. Jika ditemukan bukti bahwa klien melakukan kecurangan, penipuan, pemalsuan atau menyembunyikan informasi dengan sengaja, baik saat pengajuan permohonan maupun saat proses sertifikasi, PT Lambodja Sertifikasi akan menolak permohonan atau membatalkan proses Sertifikasi.
7. Jika kegiatan sertifikasi mengandalkan pada sertifikasi yang telah diberikan untuk mengabaikan kegiatan apapun, maka pelaksanaan sertifikasi akan mengacu rekaman sertifikasi yang ada. Jika diminta oleh klien, Lambodja Sertifikasi akan memberikan justifikasi untuk penghilangan kegiatan.

6.       PERMOHONAN SERTIFIKASI

Pemegang izin yang mengajukan permohonan sertifikasi sebaiknya telah melakukan persiapan-persiapan dengan melakukan audit internal untuk memastikan bahwa operasional perusahaan yang dilakukan telah memenuhi persyaratan standar yang berlaku. Cara yang lebih baik adalah menyiapkan standar yang telah dilengkapi dengan petunjuk penafsiran untuk pemenuhannya dan disosialisasikan kepada seluruh personel terkait. Pastikan juga bahwa standar telah dapat diimplementasikan di seluruh area yang akan dimohon untuk sertifikasi.

Pemegang izin yang menyatakan minat sertifikasi kepada Lambodja Sertifikasi segera akan dikirim lembar isian “Permohonan Sertifikasi” atau dapat mengunduhnya disitus www.lambodjasertifikasi.com untuk dilengkapi dan segera dikirimkan kembali kepada manajemen Lambodja Sertifikasi. Khusus untuk sertifikasi PHPL dan VLK pada hutan Negara, permohonan sertifikasi diberi tembusan kepada Direktur, Kepala Dinas Provinsi dan Kepala Balai. Berdasarkan lembaran Permohonan tersebut, manajemen Lambodja Sertifikasi akan melakukan tinjauan permohonan untuk memutuskan apakah permohonan bisa ditindaklanjuti atau tidak. Jika permohonan ditindaklanjuti maka Lambodja Sertifikasi mengkaji ruang lingkup dan menetapkan biaya sertifikasi, selanjutnya dikirimkan kembali kepada pemohon.

Setelah dicapai kesepakatan harga dan proses pembayaran dilakukan, bersamaan dengan permintaan dokumen dasar perusahaan, Lambodja Sertifikasi akan membentuk tim audit dan memilih lead auditor untuk memimpin penilaian sesuai prosedur Lambodja Sertifikasi yang berlaku.

Pembayaran biaya sertifikasi harus dilakukan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum tim audit melaksanakan penilaian ke lokasi.

7.       PELAKSANAAN PENILAIAN

Proses penilaian sertifikasi terhadap unit usaha akan dilakukan dalam dua tahap, yaitu Penilaian Tahap-1, lebih fokus pada penilaian dokumen bertujuan untuk memastikan kesesuaiannya dengan prinsip dan kriteria PHPL dan/atau VLK yang berlaku, dan jika diperlukan akan dilakukan kunjungan ke lapangan.

Dalam proses ini, untuk menjamin kelancaran penilaian, sebaiknya pemohon telah menyerahkan seluruh dokumen yang diperlukan kepada manajemen Lambodja Sertifikasi, dan jika masih diperlukan dokumen atau informasi tambahan maka manajemen Lambodja Sertifikasi akan segera menghubungi pemohon.

Penilaian Tahap-2 atau yang disebut penilaian utama dilakukan untuk memastikan seluruh operasional unit usaha telah sesuai dengan seluruh persyaratan standar yang berlaku.

Organisasi pemohon berkewajiban untuk menyediakan seluruh dokumen dan rekaman yang diperlukan dalam kegiatan penilaian utama. Pemohon harus menunjuk seorang Wakil Manajemen yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses penilaian utama oleh Lambodja Sertifikasi dapat dilaksanakan dan memberikan kewenangan untuk melakukan hubungan komunikasi secara berkelanjutan dengan Lambodja Sertifikasi.

Ketua tim audit akan menghubungi Wakil Manajemen untuk mendiskusikan tanggal dan mekanisme penilaian lapangan, termasuk keperluan logistik dan akomodasi yang harus disediakan.

Salah satu tahapan proses sertifikasi, selambat-lambatnya 14 hari sebelum dilakukan kunjungan lapangan untuk penilaian, Lambodja Sertifikasi akan melakukan proses konsultasi kepada publik untuk mendapatkan informasi dan masukan dari stakeholder tentang apa saja terkait dengan kinerja pemegang ijin dalam mengelola areal kerjanya.

Stakeholder antara lain terdiri dari:masyarakat lokal, pemerintahan lokal, organisasi pekerja, termasuk juga lembaga swadaya masyarakat lokal. Lambodja Sertifikasi membangun proses sertifikasi secara transparan sehingga proses konsultasi publik menjadi penting dilakukan untuk mendapatkan dukungan dari semua pihak dan sebagai alat evaluasi yang efektif.

Proses konsultasi dilakukan melalui website Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (www.menlhk.go.id dan www.silk.menlhkt.go.id) dan website Lambodja Sertifikasi (www.lambodjasertifikasi.com) dan/atau media masa, serta menyampaikan surat pemberitahuan kepada Pemantau Independen tentang rencana penilaian, meliputi jadwal dan tata waktu pelaksanaan kegiatan, tim audit, disertai dengan informasi profil singkat organisasi yang akan dinilai.

Tim penilai akan mengawali kegiatan penilaian dengan mengadakan Pertemuan Pembukaan (opening meeting) untuk berkenalan, menyampaikan tujuan, dan menyampaikan rencana proses penilaian, serta menunjukan standar yang digunakan.Kemudian dilanjutkan dengan kegiatan tinjauan dokumen dan rekaman-rekaman untuk kemudian didiskusikan dan dilakukan verifikasi ke lapangan.

Salah satu tahapan penting, apabila dianggap perlu, tim audit akan mengadakan konsultasi langsung dengan stakeholder lokal dengan cara mengundang mereka untuk hadir di suatu tempat. Proses ini merupakan bagian penting dalam proses penilaian untuk mendapatkan penjelasan dan informasi yang seimbang dari para pihak tetang pengelolaan areal kerja oleh pemegang ijin.

Verifikasi dan observasi lapangan dilakukan selambat-lambatnya 21 (dua puluh satu) hari kalender, dan diakhiri dengan pertemuan penutup.

Selama penilaian, tim akan melihat kesesuaian kinerja pengelola terhadap setiap verifier dari standar yang digunakan. Setiap ditemukan ketidaksesuaian dengan standar (“verifier dominan dan co-dominan bernilai buruk”), Tim penilai akan mendiskusikan hal tersebut kepada pihak pengelola dan menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian (LKS) yang harus dilengkapi (dilakukan tindakan perbaikan) selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Penutup dan dalam hal verifier dominan bernilai sedang, verifer codominan bernilai Buruk diterbitkan Laporan Corrective Action Requests (CARs) serta penyelesaiannya dilaksanakan selambat – lambatnya 2 tahun oleh auditee, apabila belum diselesaikan akan diberikan teguran oleh Direktorat Jenderal PHPL.

Nilai akhir kinerja PHPL diberikan dengan predikat “BURUK”, “SEDANG” atau “BAIK”, dengan pedoman sebagai berikut :

• Predikat “BAIK” apabila total nilai verifier yang dicapai > 80 % dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai, tanpa ada verifier dominan yang bernilai buruk, dan memenuhi standar verifikasi Legalitas Kayu.
• Predikat “SEDANG” apabila total nilai verifier yang dicapai antara 60 % s/d 80 % dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai, tanpa ada verifier dominan yang bernilai buruk, dan memenuhi standar verifikasi Legalitas Kayu.
• Predikat “BURUK” apabila total nilai verifier yang dicapai < 60 % dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai dan/atau tidak memenuhi standar verifikasi Legalitas Kayu dan/atau terdapat verifier dominan yang bernilai buruk.

SVLK dinyatakan ‘Lulus’ hanya apabila seluruh verifier dinyatakan ‘memenuhi’.

8.       PENERBITAN SERTIFIKAT

Sertifikat PHPL hanya akan diterbitkan untuk klien tersertifikasi (pemegang izin hutan alam atau hutan tanaman atau hutan hak) yang dinyatakan ‘Lulus’ dimana memenuhi nilai akhir kinerja ‘Baik’ atau ‘Sedang’ dan memenuhi seluruh verifier Legalitas Kayu.

Sertifikat Legalitas Kayu hanya akan diterbitkan untuk klien tersertifikasi (pemegang izin hutan alam, atau hutan tanaman, atau hutan hak, atau industri pengolahan hasil hutan kayu) yang telah dinyatakan lulus penilaian VLK dimana seluruh verifier dinyatakan ‘Memenuhi’.

Hasil penilaian auditor tidak bersifat final. Lambodja Sertifikasi hanya akan membuat keputusan sertifikasi setelah laporan auditor dikaji oleh peer reviewer dan Komite Pengambilan Keputusan Lambodja Sertifikasi.

Lambodja Sertifikasi akan melakukan pertimbangan terhadap komentar atau tanggapan dari Organisasi pemohon (klien), dan Komite Pengambilan Keputusan. Lambodja Sertifikasi siap untuk berdiskusi tentang kategori ketidaksesuaian yang ditemukan untuk tujuan penerbitan sertifikat dan menjelaskan beberapa kegiatan yang belum ditangani. Penetapan kategori ketidaksesuaian yang direkomendasikan oleh auditor dapat diubah sebagai hasil dari proses ini.

Selanjutnya setelah menyelesaikan hal diatas, Lambodja Sertifikasi akan menyelesaikan laporan evaluasi sertifikasi dan melakukan pengambilan keputusan sertifikasi. Laporan final akan disampaikan kepada perusahaan pemohon, dan akan diterbitkan invoice untuk pembayaran biaya sertifikasi yang tersisa.

Apabila tindakan perbaikan atas seluruh ketidaksesuaian yang diterbitkan oleh auditor dinyatakan dapat diterima (closed), maka Lambodja Sertifikasi dapat menerbitkan sertifikat.

 9.       PENGGUNAAN TANDA V-LEGAL

Pelanggan yang telah mendapatkan sertifikat PHPL dan/atau VLK, berhak untuk menggunakan atau memasang Tanda V-Legal antara lain kayu bulat/produk kayu, pada kop surat, katalog, atau bentuk publikasi lainnya, setelah terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari Lambodja Sertifikasi.

10.    PERUBAHAN MANAJEMEN KLIEN

Lambodja Sertifikasi melakukan penilaian sertifikasi berdasarkan hasil inspeksi, dokumentasi, dan pendapat klien, oleh karena itu setiap terjadi Perubahan nama perusahaan dan/atau kepemilikan, Perubahan/pergantian struktur manajemen Pemegang S-PHPL dan/atau Perubahan lainnya yang mempengaruhi kinerja PHPL, klien diharuskan untuk menginformasikan kepada Lambodja Sertifikasi.

Dalam hal terdapat perubahan nama perusahaan dan/atau masukan/ rekomendasi dari PI dan/atau terjadi perubahan sebagaimana informasi diatas PT Lambodja sertifikasi wajib melakukan penilaian terhadap indikator yang terkait atau percepatan penilikan. Hal ini penting untuk menghindari pembekuan atau pencabutan sertifikat yang disebabkan oleh ketidaksesuaian fatal yang mungkin desebabkan oleh perubahan tersebut.

11.    PENLAIAN BERKALA (SURVEILLANCE)

Bagi klien yang sudah mendapatkan sertifikat, maka untuk menjamin terimplementasikannya sistem secara berkesinambungan, akan dilakukan pemeriksaan lapangan berkala selama jangka sertifikat. Pelaksanaan surveillance serupa dengan kegiatan penilaian lapangan. Lambodja Sertifikasi akan menyampaikan rencana detil dan tanggal surveillance kepada klien paling lambat sebulan sebelum surveillance dilaksanakan. Untuk pelaksanaan surveillance, klien dikenakan biaya sesuai dengan yang tertuang di dalam kontrak dan harus dibayarkan paling lambat tujuh hari sebelum pelaksanaan.

Klien harus memelihara dan menyediakan seluruh rekaman, terkait dengan operasional organisasi yang tercakup di dalam ruang lingkup sertifikasi dan dapat ditunjukan kepada team penilai Lambodja Sertifikasi.

Hasil surveillance akan disampaikan kepada klien paling lambat 21 hari sejak team kembali dari lapangan.

12.    PEMBAHARUAN SERTIFIKAT

Pembaharuan sertifikat (re-sertifikasi) akan dilakukan setiap 6 (enam) tahun untuk SPHPL; 3 (tiga) tahun untuk SVLK pada IUPHHK-HA, IUPHHK-HTI, pemegang Hak Pengelolaan, dan Pemegang SIUP; 6 (enam) tahun untuk SVLK pada Pemegang IUPHHK-HTR, IUPHKm, HPHD, IUIPHHK, IPKR, IUI, TPT-KB; 1 (satu) tahun untuk SVLK pada IPK; 9 (sembilan) tahun untuk SVLK pada kelompok dan/atau Pemilik hutan hak dan pemegang TPK-RT. Re-sertifikasi dilakukan melalui kegiatan penilaian lengkap sebagaimana penjelasan pada poin 7 di atas. Lambodja Sertifikasi akan menginformasikan persyaratan-persyaratan untuk dilakukan re-sertifikasi kepada klien pada saat kunjungan lapangan penilikan terakhir.

Selambat-lambatnya 6 (enam) bulan sebelum berakhirnya masa berlaku SPHPL atau SVLK, Pemegang Izin atau Pemegang Hak Pengelolaan harus mengajukan permohonan re-sertifikasi kepada Lambodja Sertifikasi sehingga keputusan hasil re-sertifikasi dapat ditetapkan sebelum berakhir masa berlaku SPHPL atau SVLK.

13.    PEMBERITAHUAN OLEH LAMBODJA SERTIFIKASI

Lambodja Sertifikasi akan memberikan informasi kepada klien yang disertifikasi setiap perubahan persyaratan sertifikasi, dan akan melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa setiap klien yang disertifikasi memenuhi persyaratan baru tersebut.

Pelaksanaan verifikasi dapat berupa audit khusus atau bersamaan dengan pelaksanaan penilikan.

14.    PERLUASAN RUANG LINGKUP

Selama jangka berlaku sertifikat, bila dikehendaki, klien dapat mengajukan penambahan ruang lingkup dari yang sudah tertuang di dalam sertifikat dengan cara mengajukan permohonan kepada Lambodja Sertifikasi dan mengisi lembaran permohonan sertifikasi sebagaimana dilakukan pada poin 6. Atas permohonan tersebut Lambodja Sertifikasi akan melakukan penilaian lapangan secara khusus atau dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan surveillance. Untuk kegiatan tersebut, organisasi yang disertifikasi dikenakan biaya penambahan ruang lingkup yang besarnya tergantung dari kondisi perluasan ruang lingkup yang dimohon.

Sertifikat baru yang mencakup perluasan ruang lingkup akan diterbitkan apabila hasil penilaian lapangan menyatakan layak untuk diterbitkan sertifikat. Masa berlaku sertifikat yang telah diperluas ruang lingkupnya tersebut adalah sesuai dengan sisa waktu dari masa berlakunya sertifikat. Sertifikat yang terdahulu harus dikembalikan kepada Lambodja Sertifikasi.

15.    PUBLIKASI KEPEMILIKAN SERTIFIKAT

Klien yang telah memiliki sertifikat berhak untuk mempublikasikan bahwa produk yang dihasilkannya diproses memenuhi prinsip dan kriteria PHPL dan/atau VLK sesuai dengan ruang lingkup yang tertuang pada sertifikat.

Dalam setiap kesempatan promosinya, klien harus dapat memastikan produk mana yang terdaftar dan memenuhi persyaratan untuk diklaim sebagai produk bersertifikat dengan menerapkan system ketelusuran.

Klien menginformasikan kepada lembaga sertifikasi, tanpa penundaan, perubahan yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk sesuai dengan persyaratan sertifikasi.

16.    PENYALAHGUNAAN SERTIFIKAT

Lambodja Sertifikasi memiliki system untuk memantau penggunaan sertifikat oleh seluruh klien. Maka bila terdapat klien yang terbukti menggunakan sertifikat yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam promosi, penulisan katalog, atau penggunaan lainnya, maka sertifikat klien akan dibekukan sementara, dicabut, ditindak secara hukum, dan atau dipublikasi atas pelanggarannya tersebut.

17.    PEMBEKUAN SERTIFIKAT

Sertifikat klien dapat dibekukan sementara apabila terjadi namun tidak terbatas pada hal-hal sebagai berikut:

1. Sebagian lokasi pelanggan terkena bencana alam dan dinyatakan dapat mengganggu kelestarian sumber daya hutan (alam, tanaman) dan atau implentasi sistem legalitas kayu;
2. Perusahaan Pelanggan berada dalam proses pengadilan atas tuduhan perbuatan melawan hukum;
3. Jika laporan ketidaksesuaian tidak ditindaklanjuti dalam waktu yang telah disepakati;
4. Dalam kasus penggunaan sertifikat dan atau Tanda V-Legal yang tidak sesuai, misalnya kesalahan dalam pencetakan atau promosi yang diikuti dengan tindakan memadai;
5. Jika terdapat pertentangan dengan Perjanjian Sertifikasi, Aplikasi Sertifikasi, Ketentuan Umum untuk Jasa Sertifikasi (termasuk dalam hal pembiayaan) dan/atau aturan pelaksanaan ini;
6. Menolak dilaksanakan penilikan setelah melebihi batas waktu 3 (tiga) bulan setelah jatuh tempo dan Lambodja Sertifikasi menerbitkan 3 (tiga) kali surat peringatan;
7. Terdapat temuan ketidaksesuaian sebagai hasil penilikan atau audit khusus yang mengakibatkan verifier dominan pada SPHPL menjadi bernilai ‘buruk’, atau terdapat satu atau lebih verifier SVLK menjadi ‘tidak memenuhi’.;
8. Ketetapan yang menyatakan bahwa sertifikat ditangguhkan dan/atau Ketetapan Komite Ketidakberpihakan menyatakan bahwa sertifikat dibekukan.

Ketika terdapat keputusan untuk menangguhkan sertifikat, Direktur Lambodja Sertifikasi mengkonfirmasi pembekuan sertifikat secara tertulis kepada pelanggan dengan alasannya. Surat pemberitahuan Pembekuan tersebut untuk menjelaskan bahwa pelanggan tidak dapat diregistrasi lagi dan sertifikat ditangguhkan.

Pada akhir masa pembekuan sertifikat, Direktur Lambodja Sertifikasi melakukan investigasi untuk pemenuhan atas temuan yang ada dan/atau melakukan kunjungan penilikan tambahan terhadap perbaikan yang telah dilakukan.

Masa pembekuan sertifikat paling lama PHPLdan  VLK adalah 3 (tiga) bulan. Semua biaya yang ditimbulkan atas Pembekuan dan/atau penerbitan kembali sertifikat dibebankan kepada pelanggan dengan proses tertulis. Dan apabila tidak ada tindakan perbaikan oleh pelanggan maka sertifikat dapat dicabut.

18.    PENCABUTAN SERTIFIKAT

Sertifikat klien dapat dicabut, apabila memenuhi salah satu atau lebih hal-hal dibawah ini:

1. Pemegang sertifikat terbukti tidak melakukan tindakan perbaikan atas klausul 17 Pembekuan Sertifikat.
2. Klien tersertifikasi tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah 3 (tiga) bulan penetapan pembekuan sertifikat.
3. Klien secara hukum terbukti melakukan pelanggaran antara lain melakukan penebangan di luar blok yang sudah ditentukan, pelanggaran Hak Azasi Manusia (HAM), membeli dan/atau menyimpan dan/atau menjual kayu ilegal.
4. Pemegang sertifikat kehilangan haknya untuk menjalankan usahanya atau izin usaha dicabut.
5. Pemegang sertifikat tidak membayar kewajiban finansial sertifikasi sebagaimana yang telah disepakati.

Ketika terdapat keputusan untuk pencabutan sertifikat, Direktur Utama Lambodja Sertifikasi akan mengkonfirmasi secara tertulis kepada pelanggan dengan alasannya. Surat pemberitahuan Pencabutan Sertifikat tersebut untuk menyatakan secara jelas bahwa pelanggan tidak dapat diregistrasi lagi.

19.    BERAKHIRNYA SERTIFIKAT

Sertifikat dinyatakan berakhir dalam kasus sebagai berikut:

1. Klien tidak memohon untuk memperpanjang masa berlakunya sertifikat.
2. Apabila organisasi menutup usahanya, atau kehilangan hak penguasaan sesuai peraturan yang berlaku.

20.    BIAYA SERTIFIKASI

Biaya sertifikasi ditetapkan berdasarkan jumlah HOK (Hari Orang Kerja) yang digunakan untuk kegiatan audit termasuk perjalanan dari Jakarta ke lokasi unit usaha, pergi-pulang.

Perincian biaya sertifikasi akan diajukan dan disampaikan kepada klien, dimana jumlah HOK akan sangat tergantung dari ruang lingkup sertifikasi dan jarak sesuai form aplikasi yang dikirimkan.

Klien dapat dikenakan biaya tambahan apabila terdapat kondisi yang dianggap perlu untuk melakukan kegiatan tambahan (misalnya verifikasi ketidaksesuaian) di luar kegiatan yang tertuang di dalam kontrak kerja, baik terjadi sebelum ataupun selama masa sertifikasi berlangsung, antara lain:

1. Pengulangan penilaian terhadap sebagian atau seluruh elemen yang tidak memenuhi persyaratan pada saat dilakukan asesmen terdahulu.
2. Tambahan kegiatan akibat terjadinya pembekuan, pencabutan, transfer, atau penambahan ruang lingkup sertifikasi.
3. Penilaian kembali karena adanya perubahan dalam sistem manajemen klien.

21.    KELUHAN DAN PERSELISIHAN

Apabila sesuatu hal terjadi yang mengakibatkan sertifikat harus ditarik atau dibekukan, atau terjadi perselisihan antara dua pihak, Klien dapat mengajukan keluhan atau keberatan atas penarikan atau pembekuan sertifikat tersebut. Pengaduan harus dilakukan secara tertulis ditujukan kepada Direktur Utama Lambodja Sertifikasi, paling lambat 10 hari sejak pemberitahuan penarikan atau pembekuan diterima oleh klien, dilampirkan dengan bukti-bukti dan data otentik untuk dipertimbangkan dalam proses penyelesaian pengaduan.

Tanggapan dari klien akan menjadi bahan pertimbangan di dalam proses pengambilan keputusan oleh komite pengambilan keputusan sertifikasi. Keputusan sertifikasi oleh komite pengambilan keputusan bersifat final, mengikat kedua belah pihak antara klien dan Lambodja Sertifikasi.

22.    KELUHAN DARI PELANGGAN KLIEN

Lambodja Sertifikasi dapat menerima keluhan dari pelanggan klien yang disertifikasi pada setiap kesempatan auditor Lambodja Sertifikasi melakukan kunjungan lapangan atau waktu lainnya.

23.    KEBERATAN ATAU BANDING

Lambodja Sertifikasi dapat menerima keberatan dari klien terkait dengan pelaksanaan proses sertifikasi yang dilakuka oleh asesor Lambodja Sertifikasi dalam kurun waktu 14 hari setelah penyerahan laporan keputusan sertifikasi. Keberatan disampaikan secara tertulis ditujukan kepada Direktur Utama untuk dievaluasi. Apabila keberatan diterima, Lambodja Sertifikasi akan membentuk Team Ad-hock untuk melakukan kajian. Hasil kajian Team Ad-hock akan disampaikan kepada klien paling lambat 20 hari terhitung sejak keberatan diterima.

24.    KOMITE PENGAMANAN KETIDAKBERPIHAKAN

Lambodja Sertifikasi memiliki Komite Pengaman Ketidakberpihakan untuk menjamin ketidakberpihakan dalam kegiatan sertifikasi. Komite Pengamanan Ketidakberpihakan sekurang-kurangnya mewakili:

1. Perwakilan Lembaga Pengusaha Hutan (klien lembaga sertifikasi, pelanggan klien, produsen, pemasok, pengguna, ahli penilaian kesesuaian, perwakilan dari asosiasi industri dan perdagangan),
2. Perwakilan lembaga pemerintah berwenang atau lembaga pemerintah lain, dan
3. Perwakilan organisasi non-pemerintah, termasuk organisasi konsumen.

Komite Pengamanan Ketidakberpihakan melakukan pengkajian sedikitnya sekali dalam setahun, dipimpin oleh seorang Ketua Komite dan berhak untuk mengambil tindakan atau keputusan seperlunya kepada Lambodja Sertifikasi apabila saran atau arahan mereka tidak dihiraukan.