Prosedur V-Legal

ALUR PROSES PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

 
BISNIS PROSES PENERBITAN DOKUMEN V_Page_1
 
 

ALUR PERPANJANGAN, PENGGANTIAN DAN PEMBATALAN DOKUMEN V-LEGAL

 
BISNIS PROSES PENERBITAN DOKUMEN V_Page_2
 
 

PROSEDUR PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

 
1.      KETENTUAN UMUM

  1. Lambodja Sertifikasi hanya akan menerbitkan Dokumen V-Legal untuk klien/auditi yang telah memiliki S-LK dari Lambodja Sertifikasi.
  2. Terhadap klien/auditi ETPIK/ETPIK non produsen yang ingin diterbitkan Dokumen V-Legal, kepadanya akan disediakan kontrak kerja penerbitan Dokumen V-Legal.
  3. Dokumen V-Legal tidak dapat diterbitkan terhadap hasil produksi yang berasal dari kayu lelang.

2.      TATA CARA PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

  1. Permohonan Verifikasi
    • ETPIK atau ETPIK Non-Produsen mendaftarkan petugas yang bertanggung jawab mengajukan/menandatangani permohonan penerbitan Dokumen V-Legal kepada Lambodja Setifikasi, yang dibuktikan dengan surat penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akta notaris.
    • ETPIK atau ETPIK Non-Produsen mengajukan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal kepada Lambodja Sertifikasi dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dilampiri dengan salinan invoice dan/atau salinan packing list barang yang akan diekspor.
  2. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal bagi ETPIK
    • ETPIK mengirimkan salinan dokumen LMK atau laporan persediaan, dokumen/daftar pesanan produk, salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok yang terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor, dan bila diperlukan berupa contoh produk yang akan diekspor untuk diverifikasi oleh Lambodja Sertifikasi.
    • Dokumen LMK atau laporan persediaan dikirimkan kepada Lambodja Sertifikasi setiap bulan. LMK atau laporan persediaan yang dikirim pertama kali dicatat sebagai stok awal neraca kayu dan bulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian neraca stok kayu setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok. Apabila terdapat perbedaan antara data pada LMK atau laporan persediaan dengan salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok, maka Lambodja Sertifikasi meminta klarifikasi terlebih dahulu dan apabila diperlukan dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling.
    • Rekapitulasi penerimaan dokumen angkutan dari pemasok dikirimkan kepada Lambodja Sertifikasi secara teratur untuk memperbarui data pasokan neraca stok kayu. Rekapitulasi tersebut harus memuat informasi mengenai jenis kayu/spesies dan nomor S-PHPL atau SLK atau DKP dari pemasok.
    • Apabila diperlukan, Lambodja Sertifikasi dapat meminta asli dokumen angkutan dan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok.
    • Dalam hal ETPIK menerima kayu bongkaran/ kayu bekas (daur ulang) termasuk sampah kayu bukan dari kayu lelang yang dilengkapi surat keterangan/ berita acara dari Dinas Kabupaten/Kota yang membidangi kehutanan atau dari Aparat Desa/Kelurahan merupakan DKP dan terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.
    • Dalam hal ETPIK menerima kayu olahan dari Hutan Hak yang dilengkapi S-LK atau DKP, terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.
    • Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal, Lambodja Sertifikasi dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor.
  3. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal bagi ETPIK Non-Produsen
    • ETPIK Non-Produsen mengirimkan salinan LMK atau laporan persediaan setiap bulan dari seluruh industri pemasoknya kepada Lambodja Sertifikasi.
    • ETPIK Non-Produsen mengirimkan salinan Nota Angkutan/surat jalan pembelian produk yang berasal dari industri pemasoknya disertai dengan salinan S-LK atau DKP dari pemasok tersebut kepada Lambodja Sertifikasi.
    • ETPIK Non-Produsen mengirimkan laporan persediaan produk setiap bulan. Laporan persediaan produk yang dikirim pertama kali dicatat sebagai stok awal neraca produk dan bulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian neraca stok produk setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan Nota Angkutan/surat jalan pembelian produk.
    • Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal, Lambodja Sertifikasi dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor.
  4. Penerbitan Dokumen V-Legal
    • Bagi ETPIK atau ETPIK Non-Produsen yang hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal dinyatakan “MEMENUHI”, Lambodja Sertifikasi menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan dipenuhi persyaratan secara lengkap. Dalam hal penerbitan Dokumen V-Legal memerlukan kegiatan inspeksi dan/atau pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang akan diekspor, maka Lambodja Sertifikasi menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan inspeksi dan/atau pemeriksaan fisik.
    • Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-legal dinyatakan “TIDAK MEMENUHI”, Lambodja Sertifikasi tidak menerbitkan Dokumen V-legal.
    • ETPIK atau ETPIK Non-Produsen menyerahkan salinan PEB selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya Dokumen V-Legal.
    • Dokumen V-Legal yang tidak dapat dipastikan penggunaannya dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya karena tidak dikirimkan salinan PEB yang dibuktikan dengan pengiriman salinan PEB kepada Lambodja Sertifikasi, maka pelayanan penerbitan Dokumen V-Legal selanjutnya ditunda sampai dengan ETPIK atau ETPIK Non-Produsen menyampaikan laporan PEB yang diminta.
    • Dalam hal Sistem Informasi Legalitas Kayu tidak berfungsi karena kahar (force majeure), Lambodja Sertifikasi dapat menerbitkan Dokumen V-Legal secara manual.
    • Keadaan kahar (force majeure) sebagaimana dimaksud diatas, dapat berupa:
      • Bencana alam berupa banjir, gempa bumi, longsor, bencana-bencana lainnya yang terjadi secara alami, dan/atau
      • Kebakaran, pemadaman listrik dan pencurian peralatan, dan/atau
      • Kerusakan dan tidak berfungsinya sarana dan prasarana pendukung sistem aplikasi Sistem Informasi Legalitas Kayu selama lebih dari 4 (empat) jam.
    • Dalam keadaan kondisi kahar (force majeure) telah berakhir yang disampaikan melalui surat edaran dan/atau pemberitahuan secara elektronik oleh pejabat yang berwenang, maka penerbitan Dokumen V-Legal secara manual tidak berlaku lagi.
  5. Perpanjangan Dokumen V-Legal
    • Dalam hal terjadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya di luar kendali ETPIK atau ETPIK Non-Produsen yang terjadi setelah produk melalui pabean Indonesia, Lambodja Sertifikasi dapat memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal selama-lamanya 2 (dua) bulan.
    • ETPIK atau ETPIK Non-Produsen mengajukan surat permohonan perpanjangan Dokumen V-Legal yang memuat alasan perpanjangan dengan melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-5.
    • Lambodja Sertifikasi melakukan verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut.
    • Setelah dilakukan verifikasi, Lambodja Sertifikasi memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan alasan terjadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya dan dilaporkan ke LIU.
    • Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut tidak dapat diterima, maka Lambodja Sertififkasi tidak memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal.
  6. Penggantian Dokumen V-Legal Karena Hilang Atau Rusak
    • Dalam hal terjadi kerusakan atau kehilangan Dokumen V-Legal Lembar Ke-1 dan/atau Lembar ke-2, ETPIK atau ETPIK Non-Produsen atau Perwakilan Resminya dapat mengajukan permohonan penggantian Dokumen V-Legal dengan membuat surat permohonan penggantian Dokumen V-Legal yang memuat alasan penggantian dengan melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-5.
    • Lambodja Sertifikasi melakukan verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut.
    • Setelah melakukan verifikasi dan alasan penggantian dapat diterima, maka Lambodja Sertifikasi menerbitkan penggantian Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak diterimanya permohonan penggantian dan melaporkannya ke LIU.
    • Dengan diterbitkannya Dokumen V-Legal pengganti, maka Dokumen V-Legal yang hilang/rusak dinyatakan tidak berlaku.
    • Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut tidak dapat diterima, maka Lambodja Sertifikasi tidak mengganti Dokumen V-Legal.
  7. Pembatalan Dokumen V-Legal
    • Dalam hal terjadi gagal ekspor, ETPIK atau ETPIK Non-Produsen harus segera melaporkan kepada Lambodja Sertifikasi untuk membatalkan Dokumen V-Legal dengan menyebutkan alasan pembatalan serta melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-1, 2, 3, 5 dan 7.
    • Dalam hal terjadi barang yang diekspor hilang atau rusak sebelum sampai di negara tujuan, maka Dokumen V-Legal Lembar ke 1, 2, 3 dan 5 dikembalikan kepada Lambodja Sertifikasi.
    • Lambodja Sertifikasi melakukan verifikasi terhadap kebenaran gagal ekspor.
    • Dalam hal hasil verifikasi dinyatakan terjadi gagal ekspor, maka Lambodja Sertifikasi membatalkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya laporan pembatalan dan melaporkannya ke LIU dan otoritas pabean Indonesia.
    • Dalam hal hasil verifikasi dinyatakan tidak terjadi gagal ekspor, maka Lambodja Sertifikasi tidak membatalkan Dokumen V-Legal.

3.      BIAYA PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

Seluruh biaya penerbitan Dokumen V-Legal dibebankan kepada ETPIK atau ETPIK Non-Produsen yang besarnya disesuaikan.

4.      EVALUASI PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

  1. Evaluasi penerbitan Dokumen V-Legal terhadap auditee dilakukan sekurang-kurangnya sekali setiap periode surveillance SVLK dan dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan surveillance SVLK.
  2. Evaluasi terhadap auditee dilakukan untuk memastikan ketaatan/kepatuhan auditee dalam proses pengajuan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal dan penggunaan Dokumen V-Legal sebagaimana peraturan yang berlaku.
  3. Evaluasi dilakukan oleh inspektor/auditor dan hasilnya diketahui oleh Auditee dan dilaporkan kepada Penanggungjawab Penerbitan Dokumen V-Legal.
  4. Hasil evaluasi sebagaimana dimaksud pada point (3) menjadi bahan pertimbangan dalam proses Penerbitan Dokumen V-Legal auditee.

4.      PENGALIHAN PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

  1. Lambodja Sertifikasi tidak dapat menerbitkan Dokumen V-Legal, jika penetapan Penerbit Dokumen V-Legal Lambodja Sertifikasi dibekukan atau dicabut oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
  2. Dalam hal Lambodja Sertifikasi tidak dapat menerbitkan Dokumen V-Legal karena penatapan Penerbit Dokumen V-Legal Lambodja Sertifikasi dibekukan oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, maka penerbitan Dokumen V-Legal bagi ETPIK atau ETPIK Non Produsen yang menjadi klien Lambodja Sertifikasi dialihkan kepada Penerbit Dokumen V-Legal lain yang diusulkan oleh ETPIK atau ETPIK Non Produsen dan diketahui oleh Direktur yang membidangi Pengelolaan dan Pemasaran Hasil Hutan di Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
  3. Penerbit Dokumen V-Legal lainnya akan menerbitkan Dokumen V-Legal sampai berakhirnya pembekuan Penerbit Dokumen V-Legal Lambodja Sertifikasi melalui surat dari Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
  4. Dalam hal Lambodja Sertifikasi tidak dapat menerbitkan Dokumen V-Legal karena penetapan Penerbit Dokumen V-Legal Lambodja Sertifikasi dicabut oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, maka penerbitan Dokumen V-Legal bagi ETPIK atau ETPIK Non-Produsen yang menjadi klien Lambodja Sertifikasi dialihkan kepada Penerbit Dokumen V-Legal lainnya yang diusulkan oleh ETPIK atau ETPIK Non-Produsen dan ditetapkan oleh Direktur Jenderal PHPL atas nama Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

Leave a Reply

Archives