Prosedur V-Legal

ALUR PROSES PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

BISNIS PROSES PENERBITAN DOKUMEN V_Page_1

ALUR PERPANJANGAN, PENGGANTIAN DAN PEMBATALAN DOKUMEN V-LEGAL

BISNIS PROSES PENERBITAN DOKUMEN V_Page_2

PROSEDUR PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

  1. Ketentuan Umum
    1. Lambodja Sertifikasi hanya akan menerbitkan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT untuk klien/auditi yang telah memiliki S-LK dari Lambodja Sertifikasi.
    2. Lambodja Sertifikasi tidak menggunakan sumber daya eksternal untuk pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT atau tidak mensubkontrakkan pernerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT kepada pihak/organisasi lain.
    3. Terhadap klien/auditi Eksportir yang ingin diterbitkan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT, kepadanya akan disediakan kontrak kerja penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT (LASER-334a).

 

  1. Tata cara penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT untuk Eksportir Produk Industri Kehutanan yang telah memiliki S-LK dan seluruh pemasoknya telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP.
    1. Permohonan Verifikasi
      1. Eksportir produk industri kehutanan mendaftarkan petugas yang bertanggung jawab mengajukan/menandatangani permohonan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT kepada Lambodja Setifikasi, yang dibuktikan dengan surat penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akta notaris.
      2. Eksportir produk industri kehutanan mengajukan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT kepada Lambodja Sertifikasi dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT (LASER-341) dilampiri dengan salinan invoice dan/atau salinan packing list barang yang akan diekspor.
      3. Dalam mengajukan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT, Eksportir harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
        1. memastikan bahwa berat yang tercantum pada Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT adalah berat barang secara keseluruhan, bukan berat kayu / komponen kayunya saja (untuk produk dengan material kombinasi).
        2. Seluruh informasi dalam permohonan menggunakan bahasa Inggris, termasuk pada deskripsi produk dan nama dagang spesies.
        3. Menyampaikan nama spesies kayu lebih spesifik dan tidak menggunakan sp. atau spp,. kecuali untuk kayu jenis hutan alam yang biasa menggunakan sp. atau spp.
        4. Dalam hal penerbitan, pembatalan, perubahan dan perpanjangan dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT Eksportir harus memastikan dan mengkomunikasikan waktu pemberangkatan barang (dari pelabuhan asal di Indonesia) kepada PT LASER.
      4. Dalam hal terjadi pelanggaran PT LASER akan memberikan Sanksi kepada Eksportir berupa :
        1. Kesalahan administrasi sebanyak 3 (tiga) kali maka Eksportir akan mendapatkan Surat Peringatan (SP) Pertama, dan Eksportir wajib melakukan perbaikan dalam waktu maksimal 14 (empat belas) hari kalender sejak diterbitkannya SP tersebut
        2. Apabila dalam waktu lebih dari 14 (empat belas) hari kalender sejak diterbitkannya SP Pertama Eksportir tidak melakukan perbaikan atau jika terjadi kembali kesalahan administrasi sebanyak 3 (tiga) kali sejak Eksportir mendapat SP Pertama maka Eksportir akan mendapatkan Surat Peringatan (SP) Kedua. Eksportir wajib melakukan perbaikan dalam waktu maksimal 14 (empat belas) hari kalender sejak diterbitkannya SP tersebut.
        3. Apabila waktu lebih dari 14 (empat belas) hari kalender sejak diterbitkannya SP Kedua Eksportir tidak melakukan perbaikan maka akan dihentikan sementara pelayanan Penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT sampai dengan adanya hasil keputusan audit khusus.
        4. Apabila hasil audit khusus menunjukkan ketidaksesuaian dan Eksportir tidak dapat memperbaikinya sesuai dengan tata waktunya maka Sertifikat Legalitas Kayu (S-LK) Eksportir dibekukan dan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT tidak dilayani.
        5. Penyalahgunaan dan pemalsuan dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT dapat mengakibatkan Sertifikat Legalitas Kayu (SLK) pelanggan dibekukan / dicabut dan dikenakan sanksi hukum sesuai dengan peraturan yang berlaku di Indonesia.
    2. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT bagi Eksportir
      1. Eksportir produsen mengirimkan salinan dokumen LMK atau laporan persediaan, dokumen/daftar pesanan produk, salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok yang terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor, dan bila diperlukan berupa contoh produk yang akan diekspor untuk diverifikasi oleh Lambodja Sertifikasi.
      2. Dokumen LMK atau laporan persediaan dikirimkan kepada Lambodja Sertifikasi setiap bulan. LMK atau laporan persediaan yang dikirim pertama kali dicatat sebagai stok awal neraca kayu dan bulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian neraca stok kayu setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok. Apabila terdapat perbedaan antara data pada LMK atau laporan persediaan dengan salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok, maka Lambodja Sertifikasi meminta klarifikasi terlebih dahulu dan apabila diperlukan dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling.
      3. Rekapitulasi penerimaan dokumen angkutan dari pemasok dikirimkan kepada Lambodja Sertifikasi secara teratur untuk memperbarui data pasokan neraca stok kayu. Rekapitulasi tersebut harus memuat informasi mengenai jenis kayu/spesies dan nomor S-PHPL atau SLK atau DKP dari pemasok.
      4. Apabila diperlukan, Lambodja Sertifikasi dapat meminta asli dokumen angkutan dan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok.
      5. Dalam hal Eksportir menerima kayu bongkaran/ kayu bekas (daur ulang) termasuk sampah kayu bukan dari kayu lelang atau produk yang berasal dari kayu bongkaran/kayu bekas (daur ulang) termasuk sampah kayu bukan kayu lelang yang dilengkapi surat keterangan/ berita acara dari Dinas yang membidangi kehutanan atau dari Aparat Desa/Kelurahan merupakan DKP dan terhadap produk/produk hasil olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT.
      6. Dalam hal Eksportir menerima kayu olahan dari Hutan Hak yang dilengkapi S-LK atau DKP, terhadap produk olahan tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT.
      7. Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT, Lambodja Sertifikasi dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor.
      8. Lambodja Sertifikasi membuat neraca stok kayu yang memuat kecukupan volume pasokan dan pemakaian bahan baku dengan memperhatikan faktor rendemen dalam proses produksi. Neraca stok kayu digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT.
    3. Pemeriksaan kembali (crosscheck) Pos Tarif/Kode HS yang dilakukan oleh Eksportir dan Importer:
      1. Lambodja Sertifikasi memastikan kembali bahwa auditee telah melakukan pemeriksaan kembali (crosscheck) untuk kebeneran penulisan Pos Tarif/Kode HS yang berlaku pada negara tujuan (buyer) dan mengkomunikasikannya dengan importer sebelum mengajukan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT.
      2. Pos Tarif/Kode HS mengacu pada Buku Tarif Kepabeanan Indonesia (BKTI) 2017/World Customs Organization (WCO) 2017. Terkait perbedaan pemahaman mengenai kode HS, agar memperhatikan Kepdirjen PHPL Nomor: SK.62/PHPL/SET.5/KUM.1/12/2020 Lampiran 9, Surat Edaran nomor: SE.001/PPHP/NEIP/HPL.3/4/2018 tentang penjelasan penerbitan dokumen V-legal/Lisensi FLEGT dan Surat edaran nomor: SE.2/PPHP/NEIP/HPL.3/3/2020 tentang penjelasan lanjutan penerbitan dokumen V-legal/Lisensi FLEGT.
      3. Lambodja Sertifikasi memastikan kembali bahwa auditee telah melakukan pemeriksaan kembali (crosscheck) untuk kebeneran penulisan Pos Tarif/Kode HS yang berlaku pada Negara asal (supplier) dan mengkomunikasikannya dengan eksportir untuk dokumen asal kayu.
      4. Dalam hal produk ekspor dengan kode HS selain yang tertera dalam Lampiran 1 Peraturan Menteri Perdagangan No. 74 Tahun 2020 jo. No. 93 Tahun 2020, SILK online memfasilitasi penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT dengan syarat berbahan baku kayu dan dibutuhkan oleh eksportir atau diminta oleh importir sebagai bukti legalitas.
      5. Kode HS sebagaimana butir (4) tidak tercantum dalam Annex 1A FLEGT-VPA sehingga tidak dapat diterbitkan Lisensi FLEGT untuk ekspor dengan negara tujuan Uni Eropa (UE), tapi sebagai berikut:
        1. Dokumen ekspor yang akan diterbitkan adalah Dokumen V-Legal, bukan Lisensi FLEGT.
        2. Di cetakan Dokumen V-Legal akan muncul nama negara tujuan di kotak A (bukan European Union) dan kosong di kotak B (tanpa tulisan FLEGT).
        3. Jika dalam 1 kali ekspor ada campuran antara produk berkode HS ini dengan produk berkode HS sesuai Annex 1A FLEGT-VPA, maka semua dokumen/berkas ekspor (invoice, P/L, B/L, dan, Lisensi FLEGT) dipisahkan dokumen atau informasinya walaupun dalam 1 dokumen karena untuk produk berkode HS ini akan diterbitkan Dokumen V-Legal sedangkan untuk produk berkode HS sesuai Annex 1A FLEGT-VPA akan diterbitkan Lisensi FLEGT.
    4. Implementasi Lisensi FLEGT
      1. Lisensi FLEGT diterbitkan untuk:
        1. Barang yang diatur dalam lampiran 1 FLEGT-VPA Indonesia dan Uni Eropa (Annex 1) dan tidak diperkenankan untuk dicampur dengan barang non-Lisensi FLEGT, sehingga Invoice dan Bill of Lading (B/L) untuk barang berlisensi FLEGT harus terpisah dengan barang non-Lisensi FLEGT, baik berupa dokumen terpisah ataupun berupa bagian informasi yang terpisah walaupun dalam 1 (satu) dokumen yang sama.
        2. Lisensi FLEGT tidak boleh diterbitkan untuk produk/barang yang tidak diatur dalam lampiran 1 FLEGT-VPA Indonesia dan Uni Eropa (Annex 1).
        3. Produk pameran dan/atau produk contoh yang termasuk dalam Pos Tarif/Kode HS Lampiran 1 FLEGT-VPA dalam persetujuan FLEGT-VPA Indonesia dan Uni Eropa harus disertai dengan lisensi FLEGT.
      2. Eksportir menginformasikan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT harus sesuai dengan informasi yang tercantum pada invoice, Packing List (P/L) dan Bill of Lading (B/L) untuk cakupan produk sebagaimana pada Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT-nya.
      3. Lambodja Sertifikasi akan merivisi jika terdapat perbedaan pada jumlah unit, spesies, dan Pos tariff/Kode HS (misal pada saat stuffing terjadi perubahan) sebelum pemberangkatan barang. Toleransi perbedaan data volume dan/atau berat adalah  ± 10% dan tidak berlaku untuk satuan unit.
      4. Pelanggaran dalam hal Perubahan/revisi Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT akan dikenakan sanksi.
    5. Mitigasi Resiko

Untuk memastikan produk yang akan diekspor sesuai dengan ketentuan, Verifikasi dan Mitigasi resiko direkam dalam LASER-327b Verifikasi dan Mitigasi Resiko Penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT

  1. Biaya Penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT

Biaya Penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLRGT dibebankan kepada Eksportir, pemerintah dengan fasilitasi usaha kecil dan menengah, serta sumber lain yang sah.

  1. Evaluasi Penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT
    1. Evaluasi internal atas penerbitan Dokumen V-Legal :

1)    Evaluasi internal penerbitan Dokumen V-Legal dilakukan sekurang-kurangnya sekali setiap 12 bulan dan dapat dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan audit internal Lambodja Sertifikasi;

2)    Kegiatan evaluasi dilakukan oleh auditor internal menggunakan Ceklist Penerbitan Dokumen V-Legal (LASER-348.Ceklist Penerbitan Dokumen V-Legal) dan hasilnya dilaporkan  kepada Penanggungjawab Penerbitan V-Legal.

3)    Setiap ketidaksesuaian yang ditemukan oleh auditor internal, harus dilakukan tidak lanjut oleh penanggung jawab fungsi/jabatan, dan dilakukan tindakan pencegahan.

b. Evaluasi terhadap auditee atas penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT:

1) Evaluasi penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT terhadap auditee dilakukan sekurang-kurangnya sekali setiap periode surveillance SVLK dan dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan surveillance SVLK;

2) Evaluasi terhadap auditee dilakukan untuk memastikan ketaatan/kepatuhan auditee dalam proses pengajuan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT dan penggunaan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT sebagaimana yang diatur dalam prosedur ini serta ketentuan-ketentuan yang diacu oleh prosedur ini, apabila terjadi pelanggaran/ketidakpatuhan maka auditee akan diberikan sanksi sesuai prosedur ini dan direkam dalam Form LASER-348a Monitoring Pelanggaran dan Sanksi Penerbitan Dokumen V-Legal.

3) Evaluasi dilakukan oleh inspektor/auditor dan hasilnya diketahui oleh Auditee dan dilaporkan kepada Penanggungjawab Penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT.

4) Hasil evaluasi sebagaimana dimaksud pada point (3) menjadi bahan pertimbangan dalam proses Penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT auditee.

  1. Pengalihan Penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT kepada Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT Lain:
    1. Lambodja Sertifikasi tidak dapat menerbitkan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT, jika penetapan Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT Lambodja Sertifikasi dibekukan atau dicabut oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
    2. Dalam hal Lambodja Sertifikasi tidak dapat menerbitkan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT karena penatapan Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT Lambodja Sertifikasi dibekukan oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, maka penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT bagi Eksportir produk industri kehutanan yang menjadi klien Lambodja Sertifikasi dialihkan kepada Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT lain yang diusulkan oleh Eksportir produk industri kehutanan dan diketahui oleh Direktur yang membidangi Pengelolaan dan Pemasaran Hasil Hutan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
    3. Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT lainnya akan menerbitkan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT sampai berakhirnya pembekuan Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT Lambodja Sertifikasi melalui surat dari Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
    4. Dalam hal Lambodja Sertifikasi tidak dapat menerbitkan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT karena penatapan Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT Lambodja Sertifikasi dicabut oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, maka penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT bagi Eksportir produk industri kehutanan yang menjadi klien Lambodja Sertifikasi dialihkan kepada Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT lainnya yang diusulkan oleh Eksportir produk industri kehutanan dan ditetapkan oleh Direktur Jenderal PHPL atas nama Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
    5. Lambodja Sertifikasi akan menfasilitasi proses pengalihan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT kepada Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT lain dan menyediakan/memberikan data dan informasi yang diperlukan dalam pengalihan penerbitan dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT klien.
    6. Dalam hal terjadi pengalihan penerbitan Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT dari Lambodja Setifikasi ke Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT lain, Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT bagi Eksportir produk industri kehutanan yang diterbitkan oleh Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT lain akan dimonitor oleh LIU melalui pencantuman nama Penerbit Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT dan penomoran Dokumen V-Legal/Lisensi FLEGT.

 


Leave a Reply

Archives