ATURAN PELAKSANAAN SERTIFIKASI ISPO

1. LATAR BELAKANG DAN TUJUAN

Kegiatan sertifikasi dilakukan berdasarkan fakta hasil pengamatan yang dilakukan oleh auditor, dan secara profesional para auditor akan menilai apakah setiap kriteria audit yang ditetapkan di dalam standar Indonesian Sustainable Palm Oil (ISPO) telah dipenuhi oleh Organisasi Pemohon.

Aturan Pelaksanaan ini bersifat generik, dirancang dan disediakan untuk memberikan panduan ringkas kepada pemohon sertifikasi (Organisasi Tersertifikasi) mengenai kegiatan sertifikasi awal dan kelanjutannya, mencakup permohonan; audit awal; audit survailen; dan proses untuk pemberian, pemeliharaan, pengurangan, perluasan, pembekuan, pencabutan sertifikasi dan sertifikasi ulang.

Aturan pelaksanaan ini bertujuan untuk menjamin pelaksanaan sertifikasi dan proses audit oleh Lambodja Sertifikasi dapat memenuhi persyaratan yang ditetapkan pada ISO/IEC 17065, serta prosedur dan persyaratan lain yang ditetapkan oleh Lambodja Sertifikasi.

2. ISTILAH DAN DEFINISI

Dalam aturan pelaksanaan ini yang dimaksud dengan:

1. Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia (Indonesian Sustainable Palm Oil) yang selanjutnya disebut ISPO adalah sistem Usaha Perkebunan Kelapa Sawit, Industri Hilir Kelapa Sawit, dan Usaha Bioenergi Kelapa Sawit yang layak secara sosial, ekonomi, layak sosial budaya, dan ramah lingkungan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Organisasi Pemohon adalah organisasi yang meminta sistem manajemen ISPOnya diaudit atau disertifikasi oleh Lambodja Sertifikasi;
3. Organisasi Tersertifikasi adalah organisasi yang sistem manajemennya telah disertifikasi;
4. Ketidakberpihakan adalah keobyektifan (obyektifitas) yang dipersepsikan, atau dapat teratasinya konflik kepentingan yang membawa pengaruh buruk terhadap lembaga sertifikasi. Obyektifitas juga bermakna kemandirian, bebas dari konflik kepentingan, bebas dari kesimpangsiuran, tidak ada prasangka, kenetralan, keterbukaan, berpikiran terbuka, tidak terpengaruh, keseimbangan;
5. Konsultansi sistem manajemen adalah partisipasi dalam perancangan, penerapan atau pemeliharaan dari suatu sistem manajemen, antara lain: (a) penyiapan dan pembuatan manual atau prosedur, dan (b) memberikan saran khusus, instruksi atau solusi tertentu terhadap pengembangan dan penerapan sistem manajemen;
6. Kesesuaian (conformity) adalah persyaratan dipenuhi;
7. Ketidaksesuaian (non-conformity) adalah persyaratan tidak dipenuhi.
8. OFI (Oppotunity For Improvement) adalah saran auditor terhadap pelaksanaan kegiatan untuk meningkatkan efektifitas dan atau mutu pelaksanaan kegiatan terkait

3. KEORGANISASIAN

Apabila diperlukan, para pihak dapat meminta struktur organisasi Lambodja Sertifikasi yang dilengkapi nama-nama personel beserta uraian tugas dan tanggung jawabnya.

4. PERSYARATAN UMUM

Di bawah ini beberapa persyaratan umum sertifikasi:

1. 1. Pemohon atau organisasi tersertifikasi harus menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk kegiatan audit dan proses sertifikasi, mencakup: kebijakan, prosedur, dan rekaman pelaksanaan.
  2. Dalam hal suatu kriteria audit (persyaratan standar) dinyatakan tidak dapat dipenuhi, Lambodja Sertifikasi akan memberi batas waktu kepada Organisasi Tersertifikasi tersertifikasi untuk melakukan tindakan perbaikan, dan mengkomunikasikan kepada Organisasi Tersertifikasi untuk menunda atau menghentikan proses sertifikasi.
  3. Apabila tindakan perbaikan dalam batas waktu yang disepakati telah dilakukan, jika diperlukan, Lambodja Sertifikasi akan meminta biaya tambahan kepada pemohon untuk melakukan verifikasi lapangan atas hasil perbaikannya tersebut.
  4. Apabila pemohon gagal memenuhi tindakan perbaikan dalam batas waktu yang telah disepakati, Lambodja Sertifikasi dapat meminta mengulangi proses sertifikasi dari awal dengan biaya sertifikasi penuh.
  5. Sertifikasi yang diterbitkan hanya berlaku bagi unit pengelolaan (tapak) yang tertuang di dalam Permohonan Sertifikasi, dan setelah dilakukan audit dinyatakan telah memenuhi seluruh persyaratan standar yang berlaku. Nama dan lokasi unit pengelolaan yang dimaksud akan dicantumkan pada sertifikat ISPO yang diterbitkan.

5. PERMOHONAN SERTIFIKASI

1. 1. Pemohon sebaiknya telah melakukan persiapan-persiapan dengan melakukan audit internal untuk memastikan bahwa operasional perusahaan yang dilakukan telah memenuhi persyaratan standar yang berlaku. Cara yang lebih baik adalah menyiapkan standar yang telah dilengkapi dengan petunjuk penafsiran untuk pemenuhannya dan disosialisasikan kepada seluruh personel terkait. Pastikan juga bahwa standar telah dapat diimplementasikan di seluruh area yang akan dimohon untuk disertifikasi.
  2. Pemohon wajib melengkapi formulir “Permohonan Sertifikasi” dengan cara mengunduh langsung ke www.lambodjasertifikasi.com atau melalui permintaan langsung kepada Admin Lambodja Sertifikasi, dan segera mengirimkan kembali kepada manajemen Lambodja Sertifikasi dengan melampirkan dokumen legalitas sesuai dengan Peraturan turunan Peraturan Presiden No. 16 tahun 2025 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia;.
  3. LAMBODJA SERTIFIKASI akan melakukan tinjauan/verifikasi terhadap Permohonan Sertifikasi untuk memastikan bahwa:
    1. Pemohon telah memenuhi persyaratan mengacu pada Peraturan turunan Peraturan Presiden No. 16 tahun 2025 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia Pasal 8 dan 9 untuk Perusahaan Perkebunan, dan Pasal 10 dan 11 untuk Pekebun.
    2. Setiap perbedaan pemahaman dengan organisasi pemohon telah diselesaikan;
    3. LAMBODJA SERTIFIKASI memiliki kompetensi dan kemampuan untuk melaksanakan kegiatan audit sesuai skala dan intensitas usaha pemohon;
    4. Ancaman ketidakberpihakan yang teridentifikasi dapat diminimalisir atau ditangani;
  4. Dalam hal permohonan tidak memenuhi persyaratan, permohonan ditolak dan dikembalikan kepada pemohon dengan disertai alasan penolakan. Dalam hal hasil verifikasi permohonan telah memenuhi proses sertifikasi dapat dilanjutkan, dan Admin LASER menyiapkan draft Penawaran Harga dan draft Perjanjian Pelaksanaan Sertifikasi.
  5. Setelah dicapai kesepakatan harga dan proses pembayaran dilakukan, manajemen Lambodja Sertifikasi akan meminta dokumen yang diperlukan untuk kegiatan audit, membentuk team audit, dan memilih lead auditor untuk memimpin penilaian sesuai prosedur yang berlaku.
  6. Pembayaran biaya sertifikasi harus dilakukan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum team audit melaksanakan audit ke lokasi.

6. AUDIT SERTIFIKASI AWAL

Proses sertifikasi terhadap Organisasi Tersertifikasi dilakukan dalam dua tahap, yaitu:
Penilaian Tahap-1 yang dilaksanakan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) bulan sejak penandatanganan perjanjian Sertifikasi ISPO antara Lambodja Sertifikasi dengan Perusahaan Perkebunan atau Pekebun yang bertindak sebagai Pemohon, lebih fokus untuk:

1. 1. tinjauan kelengkapan dan kebenaran dokumen legalitas;
  2. sampel kebun dan/atau usaha pengolahan yang akan dinilai pada audit tahap 2 (dua);
  3. titik kritis dari kebun dan usaha pengolahan seperti kebun dengan kawasan lindung, tempat penyimpanan limbah Bahan Berbahaya dan Beracun (83), kebun dengan kemiringan tertentu; dan
  4. para pihak/pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber

Pemohon sebaiknya telah menyerahkan seluruh dokumen yang diperlukan untuk proses ini kepada manajemen LAMBODJA SERTIFIKASI, dan jika masih diperlukan dokumen atau informasi tambahan maka manajemen LAMBODJA SERTIFIKASI akan segera menghubungi pemohon.

Penilaian Tahap-2 atau yang disebut penilaian utama dilakukan untuk mengevaluasi implementasi, termasuk efektifitas sistem manajemen Organisasi Tersertifikasi. Audit tahap-2 dilksanakan di lokasi Organisasi Tersertifikasi, minimal mencakup hal-hal berikut:

1. 1. seluruh dokumen yang digunakan oleh pemohon;
  2. penerapan prinsip dan kriteria ISPO di kebun dan/atau usaha pengolahan kelapa sawit;
  3. kompetensi dari petugas/karyawan yang terlibat di kebun dan usaha pengolahan kelapa sawit; dan
  4. konfirmasi penerapan prinsip dan kriteria ISPO kepada para pihak/pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumberTim audit akan menganalisis seluruh informasi dan bukti audit yang diperoleh selama audit tahap 1 dan tahap 2 untuk mengkaji temuan-temuan audit dan menetapkan kesimpulan audit.

Dalam hal ditemukan ketidaksesuaian pada suatu kriteria audit apapun, Tim audit akan membuat kategori ketidaksesuaian tersebut sebagai berikut:

1. - Ketidaksesuaian, apabila:
    1. Berlangsung lama, dalam skala yang luas dan belum ada upaya penyelesaian;
    2. Ketidaksesuaian yang sama terjadi pada beberapa lokasi yang berbeda;
    3. Berdampak sistemik terhadap kegiatan operasional;
    4. Berdampak luas terhadap kegiatan operasional;
    5. Kegiatan ilegal yang tidak dapat dikendalikan oleh organisasi Organisasi Tersertifikasi; dan
    6. Melanggar aturan lokal, nasional, atau internasional;
  - Observasi (OFI), apabila berdampak sangat rendah tetapi berpotensi mengakibatkan ketidaksesuaian, apabila tidak mendapat perhatian.

7. PENERBITAN SERTIFIKAT

1. 1. Hasil penilaian auditor tidak bersifat final. LAMBODJA SERTIFIKASI hanya akan membuat keputusan sertifikasi setelah laporan auditor dikaji oleh peer reviewer dan semua ketidaksesuaian telah dilakukan tindakan perbaikan hingga dinyatakan diterima (closed) oleh lead auditor.
  2. LAMBODJA SERTIFIKASI akan melakukan pertimbangan terhadap komentar atau tanggapan dari pemohon (Organisasi Tersertifikasi) dan peer reviewer. LAMBODJA SERTIFIKASI bersedia untuk mendiskusikan kategori ketidaksesuaian yang ditemukan untuk tujuan penerbitan sertifikat dan menjelaskan beberapa kegiatan yang belum ditangani. Penetapan kategori ketidaksesuaian yang direkomendasikan oleh auditor dapat diubah sebagai hasil dari proses ini.
  3. Selanjutnya setelah menyelesaikan hal diatas, LAMBODJA SERTIFIKASI akan menyelesaikan laporan evaluasi sertifikasi dan melakukan pengambilan keputusan sertifikasi oleh Pengambilan Keputusan. Laporan final akan disampaikan kepada Organisasi Pemohon, dan akan diterbitkan invoice untuk pembayaran biaya sertifikasi yang tersisa.
  4. Pemohon yang telah dinyatakan ‘LULUS’ oleh Pengambil Keputusan Lambodja Sertifikasi akan diberikan dokumen sertifikasi berupa ‘Sertifikat ISPO’

8. PENGGUNAAN TANDA SERTIFIKASI

Organisasi Tersertifikasi tersertifikasi yang telah mendapatkan sertifikat, berhak untuk menggunakan tanda sertifikasi antara lain pada kebun, tangki (tangki timbun, tangki pengangkut), dan produk CPO, PKO serta produk ikutan/sampingan kelapa sawit, sehingga jaminan bahwa usaha perkebunan kelapa sawit telah memenuhi Prinsip dan Kriteria ISPO, setelah terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari LAMBODJA SERTIFIKASI.

Tanda sertifikasi dapat berupa logo, pernyataan sistem manajemen, kode sertifikat, atau identitas ketelusuran sertifikasi lainnya. Desain Tanda Sertifikasi harus sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan di dalam Pedoman KAN U-03, Peraturan Menteri Pertanian Republik Indonesia Nomor 33 Tahun 2025 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia;.

9. PERUBAHAN MANAJEMEN ORGANISASI TERSERTIFIKASI

LAMBODJA SERTIFIKASI melakukan penilaian sertifikasi berdasarkan hasil inspeksi, dokumentasi, dan pendapat Organisasi Tersertifikasi, oleh karena itu setiap terjadi perubahan nama perusahaan dan/atau kepemilikan, system termasuk struktur manajemen, dan atau ruang lingkup, Organisasi Tersertifikasi diharuskan untuk menginformasikan kepada LAMBODJA SERTIFIKASI.
Berdasarkan informasi tersebut, LAMBODJA SERTIFIKASI akan menentukan perlu atau tidaknya melakukan audit khusus. Hal ini penting untuk menghindari pembekuan atau pencabutan sertifikat yang disebabkan oleh ketidaksesuaian fatal yang mungkin disebabkan oleh perubahan tersebut.

10. PENILAIAN BERKALA (SURVEILLANCE)

Bagi Organisasi yang telah memperoleh sertifikat ISPO, untuk memastikan implementasi sistem yang berkelanjutan, akan dilakukan pemeriksaan lapangan berkala (surveillance) setiap tahun terhadap perusahaan perkebunan. Sedangkan untuk pekebun, penilaian akan dilaksanakan sebanyak dua kali dalam satu siklus sertifikasi. Pelaksanaan surveillance serupa dengan kegiatan penilaian lapangan. LAMBODJA SERTIFIKASI akan menyampaikan rencana detil tanggal surveillance kepada Organisasi Tersertifikasi paling lambat sebulan sebelum surveillance dilaksanakan. Untuk pelaksanaan surveillance, Organisasi Tersertifikasi dikenakan biaya sesuai dengan yang tertuang di dalam kontrak dan harus dibayarkan paling lambat tujuh hari sebelum pelaksanaan.
Organisasi Tersertifikasi harus memelihara dan menyediakan seluruh rekaman, terkait dengan operasional organisasi yang tercakup di dalam ruang lingkup sertifikasi dan dapat ditunjukan kepada team penilai LAMBODJA SERTIFIKASI.
Apabila dalam penilikan terdapat ketidaksesuaian apapun diberikan waktu untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak rapat penutupan penilikan

11. PEMBAHARUAN SERTIFIKAT (RE-SERTIFIKASI)

Pembaharuan sertifikat (re-sertifikasi) akan dilakukan setiap 5 (lima) tahun. Re-sertifikasi dilakukan melalui kegiatan penilaian lengkap sebagaimana penjelasan pada butir 6 di atas. LAMBODJA SERTIFIKASI akan menginformasikan persyaratan-persyaratan untuk dilakukan re-sertifikasi kepada Organisasi Tersertifikasi pada saat kunjungan lapangan penilikan terakhir.
Selambat-lambatnya 12 (dua belas) bulan sebelum berakhirnya masa berlaku sertifikat, Organisasi Tersertifikasi harus mengajukan permohonan re-sertifikasi kepada LAMBODJA SERTIFIKASI sehingga keputusan hasil re-sertifikasi dapat ditetapkan sebelum berakhirnya masa berlaku sertifikasi.
Keputusan sertifikasi ulang ditetapkan sebelum berakhir masa berlaku sertifikat ISPO, dan paling lama 1 (satu) bulan setelah proses audit selesai dan dinyatakan lengkap.

12. PEMBERIAN INFORMASI OLEH LAMBODJA SERTIFIKASI

LAMBODJA SERTIFIKASI akan memberikan informasi kepada Organisasi Tersertifikasi yang disertifikasi setiap perubahan persyaratan sertifikasi, dan akan melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa setiap Organisasi Tersertifikasi memenuhi persyaratan baru tersebut.
Pelaksanaan verifikasi dapat berupa audit khusus atau bersamaan dengan pelaksanaan penilikan.

13. PERLUASAN ATAU PENGURANGAN RUANG LINGKUP

Selama jangka berlaku sertifikat, bila dikehendaki, Organisasi Tersertifikasi dapat mengajukan penambahan atau pengurangan ruang lingkup dari yang sudah tertuang di dalam sertifikat dengan cara mengajukan permohonan kepada LAMBODJA SERTIFIKASI dan mengisi lembaran permohonan sertifikasi sebagaimana dilakukan pada butir 5. Atas permohonan tersebut LAMBODJA SERTIFIKASI akan melakukan penilaian lapangan secara khusus atau dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan surveillance. Untuk kegiatan tersebut, organisasi yang disertifikasi dikenakan biaya penambahan ruang lingkup yang besarnya tergantung dari kondisi perluasan ruang lingkup yang dimohon.
Sertifikat baru yang mencakup perluasan ruang lingkup akan diterbitkan apabila hasil penilaian lapangan menyatakan layak untuk diterbitkan sertifikat. Masa berlaku sertifikat yang telah diperluas ruang lingkupnya tersebut adalah sesuai dengan sisa waktu dari masa berlakunya sertifikat. Sertifikat yang terdahulu harus dikembalikan kepada LAMBODJA SERTIFIKASI.

14. PUBLIKASI KEPEMILIKAN SERTIFIKAT

Organisasi Tersertifikasi berhak untuk mempublikasikan bahwa produk yang dihasilkannya diproses memenuhi persyaratan ISPO sesuai dengan ruang lingkup yang tertuang pada sertifikat.
Dalam setiap kesempatan promosinya, Organisasi Tersertifikasi harus dapat memastikan produk mana yang terdaftar dan memenuhi persyaratan untuk diklaim sebagai produk bersertifikat dengan menerapkan system ketelusuran.
Organisasi Tersertifikasi harus menginformasikan kepada manajemen LAMBODJA SERTIFIKASI, tanpa penundaan, perubahan yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk sesuai dengan persyaratan sertifikasi.

15. PENYALAHGUNAAN SERTIFIKAT

LAMBODJA SERTIFIKASI memiliki sistem untuk memantau penggunaan sertifikat oleh seluruh Organisasi Tersertifikasi. Apabila terdapat Organisasi Tersertifikasi yang terbukti menggunakan sertifikat yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam promosi, penulisan katalog, atau penggunaan lainnya, maka sertifikat Organisasi Tersertifikasi tersebut akan dibekukan sementara, dicabut, ditindak secara hukum, dan/atau dipublikasi atas pelanggarannya tersebut.

16. PEMBEKUAN SERTIFIKAT

Sertifikat Organisasi Tersertifikasi dapat dibekukan berdasarkan alasan-alasan berikut, namun tidak terbatas pada :
1. Organisasi tersertifikasi tidak bersedia dilakukan kunjungan survailen dalam kerangka waktu yang telah ditentukan;
2. Organisasi tersertifikasi tidak dapat menyelesaikan tindakan perbaikan dari hasil temuan dari kegiatan survailen/resertifikasi dalam jangka waktu yang telah ditentukan;
3. Organisasi tersetifikasi mengajukan diri untuk dibekukan status sertifikasinya secara sukarela;
4. Penyelidikan atau penanganan keluhan oleh LAMBODJA SERTIFIKASI terhadap klien tersertifikasi, menunjukkan hasil yang tidak sesuai dengan persyaratan sertifkasi ISPO;
5. Menyalahgunakan atau menggunakan logo ISPO;
6. Sebagian lokasi Klien tersertifikasi terkena bencana alam dan dinyatakan dapat mengganggu implementasi sistem manajemennya; atau
7. Pemegang sertifikat tidak membayar kewajiban finansial sertifikasi sebagaimana yang telah disepakati.
Ketika terdapat keputusan untuk pembekuan sertifikat, Manajemen LAMBODJA SERTIFIKASI akan mengkonfirmasi hal tersebut kepada Organisasi Tersertifikasi secara tertulis dengan alasannya. Surat pemberitahuan Pembekuan tersebut untuk menjelaskan bahwa Organisasi Tersertifikasi tidak dapat diregistrasi lagi dan sertifikat dibekukan.
Selama sertifikat dibekukan, Organisasi Tersertifikasi harus menghentikan penggunaan tanda sertifikasi pada seluruh kegiatan promosinya.
Pada akhir masa pembekuan sertifikat, manajemen LAMBODJA SERTIFIKASI akan melakukan investigasi untuk pemenuhan atas temuan yang ada dan/atau melakukan kunjungan penilikan tambahan terhadap perbaikan yang telah dilakukan.
Apabila Organisasi Tersertifikasi mendapat keputusan pembekuan diberikan waktu untuk melakukan perbaikan paling lama 6 (enam) bulan sebelum diberikan keputusan pencabutan atau pembatalan sertifikat ISPO.

17. PENCABUTAN SERTIFIKAT

Sertifikat Organisasi Tersertifikasi dapat dicabut atas permintaan sendiri dari Organisasi Tersertifikasi, atau memenuhi salah satu atau lebih hal-hal dibawah ini:

Organisasi tersertifikasi dinyatakan bangkrut atau menjadi bagian dari krediturnya;
Organisasi tersertifikasi merupakan suatu badan usaha dalam tahap likuidasi;
Tidak menyelesaikan penyebab pembekuan sertifikasi dalam jangka waktu 6 bulan;
Organisasi tersertifikasi secara sukarela mengajukan diri untuk dicabut status sertifikasinya; atau
Terbukti melakukan penipuan, pemalsuan, kecurangan, menyembunyikan informasi denga sengaja atau pelanggaran hukum lainnya.
Organisasi tersertifikasi kehilangan haknya untuk menjalankan usahanya atau izin usahanya dicabut.

Ketika terdapat keputusan untuk pencabutan sertifikat, manajemen LAMBODJA SERTIFIKASI akan mengkonfirmasi secara tertulis kepada Organisasi Tersertifikasi dengan alasannya. Surat pemberitahuan Pencabutan Sertifikat tersebut untuk menyatakan secara jelas bahwa Organisasi Tersertifikasi tidak dapat diregistrasi lagi, dan Organisasi Tersertifikasi tidak berhak menggunakan tanda-tanda sertifikasi yang pernah diperolehnya.

18. BERAKHIRNYA SERTIFIKAT

Sertifikat dinyatakan berakhir dalam kasus sebagai berikut:

Organisasi Tersertifikasi tidak memohon untuk memperpanjang masa berlakunya sertifikat.
Apabila organisasi menutup usahanya, atau kehilangan hak penguasaan sesuai peraturan yang berlaku.

19. BIAYA SERTIFIKASI

LAMBODJA SERTIFIKASI menetapkan biaya sertifikasi berbasis HOK (hari orang kerja).
Perincian biaya sertifikasi akan diajukan dan disampaiakan kepada Organisasi Tersertifikasi, dimana besarnya biaya akan sangat tergantung dari ruang lingkup Organisasi Tersertifikasi yang tertuang di dalam form aplikasi yang dikirimkan.
Organisasi Tersertifikasi dapat dikenakan biaya tambahan apabila terdapat kondisi yang dianggap perlu untuk melakukan kegiatan tambahan (misalnya verifikasi ketidaksesuaian) di luar kegiatan yang tertuang di dalam kontrak kerja, baik terjadi sebelum ataupun selama masa sertifikasi berlaku, antara lain:
- Pengulangan penilaian terhadap sebagian atau seluruh elemen yang tidak memenuhi persyaratan pada saat dilakukan asesmen terdahulu.
- Tambahan kegiatan akibat terjadinya pembekuan, pencabutan, atau penambahan ruang lingkup sertifikasi.
- Penilaian kembali karena adanya perubahan dalam sistem manajemen Organisasi Tersertifikasi.

20. KELUHAN

LAMBODJA SERTIFIKASI dapat menerima keluhan dari Pemantau Independen, Perusahaan Perkebunan, Pekebun, atau Masyarakat Terdampak atas segala ketidakpuasan yang terjadi pada saat dan setelah proses Sertifikasi ISPO melalui email atau nomor kontak yang terdapat pada website www.lambodjasertifikasi.com.
Penyampaian Keluhan diajukan secara tertulis kepada Direktur Lambodja Sertifikasi dengan melampirkan dokumen persyaratan berupa:
1. dokumen keluhan yang ditandatangani oleh penggugat atau kuasanya;
2. dokumen pendukung; dan
3. usulan cara penyelesaian permasalahan
Dalam menyelesaikan keluhan, LAMBODJA SERTIFIKASI membentuk tim penyelesaian keluhan.
Tim penyelesaian keluhan sebagaimana dimaksud pada butir c di atas berjumlah 3 (tiga) orang yang terdiri atas unsur:
1. Lambodja Sertifikasi sebanyak 2 (dua) orang; dan
2. ahli sebanyak 1 (satu) orang.
Tim penyelesaian keluhan sebagaimana dimaksud pada butir c di atas, tidak mempunyai hubungan dengan pihak yang mengajukan keluhan dan tidak mempunyai kepentingan dalam penyelesaian keluhan.
Tim penyelesaian keluhan harus memutuskan keluhan paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya permohonan penyelesaian keluhan.

21. BANDING

Apabila dalam proses maupun keputusan Sertifikasi ISPO terdapat ketidakpuasan, pemohon dapat menyampaikan Banding/Keberatan kepada LAMBODJA SERTIFIKASI.
Keberatan disampaikan secara tertulis ditujukan kepada Direktur Utama untuk dievaluasi dengan melampirkan persyaratan berupa:
1. dokumen banding yang dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh yang menggugat atau kuasanya;
2. dokumen pendukung; dan
3. usulan cara penyelesaian permasalahan
LAMBODJA SERTIFIKASI menyelesaikan penyelesaian permohonan banding paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja terhitung sejak diterimanya permohonan penyelesaian banding.

22. KOMITE PENGAMANAN KETIDAKBERPIHAKAN

LAMBODJA SERTIFIKASI memiliki Komite Pengamanan Ketidakberpihakan untuk menjamin indendensi dalam kegiatan sertifikasi. Komite Pengamanan Ketidakberpihakan sekurang-kurangnya mewakili Organisasi Tersertifikasi, wakil “>LAMBODJA SERTIFIKASI, wakil lembaga pemerintah atau lembaga swadaya masyarakat.
Komite Pengamanan Ketidakberpihakan melakukan pengkajian sedikitnya sekali dalam setahun, dipimpin oleh seorang Ketua Komite dan berhak untuk mengambil tindakan atau keputusan seperlunya kepada LAMBODJA SERTIFIKASI apabila saran atau arahan mereka tidak dihiraukan.

23. KERAHASIAAN

LAMBODJA SERTIFIKASI bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan informasi apapun yang dimiliki Organisasi Tersertifikasi yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam kegiatan audit dan proses sertifikasi, kecuali informasi yang berdasarkan peraturan dan perundang-undangan menjadi wilayah publik, atau apabila informasi tersebut diminta oleh lembaga yang melakukan akreditasi LAMBODJA SERTIFIKASI sebagaimana diatur di dalam ISO/IEC 17021 dan ISO 17065.
Informasi tentang Organisasi Tersertifikasi dari sumber selain Organisasi Tersertifikasi (misalnya dari pihak yang memberikan keluhan, regulator) diperlakukan sebagai informasi rahasia. LAMBODJA SERTIFIKASI akan menginformasikan kepada Organisasi Tersertifikasi, apabila untuk suatu kepentingan hukum diperlukan informasi untuk diungkapkan kepada pihak ketiga, dan Organisasi Tersertifikasi akan diminta untuk menyediakan ringkasan tentang informasi rahasia yang akan diungkapkan tersebut.

000 OOO 000