Aturan Sertifikasi

ATURAN PELAKSANAAN

(Code of Conduct)

SERTIFIKASI PENYELENGGARA PERJALANAN IBADAH UMRAH

 

 

  1. PENDAHULUAN

Kegiatan sertifikasi dilakukan berdasarkan fakta hasil pengamatan yang dilakukan oleh Evaluator, dan secara profesional para Evaluator akan menilai apakah setiap Kriteria PPIU telah dipenuhi oleh klien (Organisasi) yang disertifikasi.

  1. RUANG LINGKUP

Aturan Pelaksanaan ini dirancang untuk menjamin terlaksananya penilaian PPIU di seluruh wilayah Indonesia oleh Lambodja Sertifikasi dengan mengacu pada Peraturan Menteri Agama RI Nomor 8 Tahun 2018  tentang Penyelenggaraan Perjalanan Ibadah Umrah bagi pemegang izin PPIU, Keputusan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Nomor 337 Tahun 2018 Tentang Pedoman Akreditasi Penyelenggaraan Perjalanan Ibadah Umrah dan Peraturan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Nomor: 338 Tahun 2018 Tentang Pedoman Tata Cara, Persyaratan, dan Pelaporan Pembukaan Kantor Cabang Penyelenggaran Perjalanan Ibadah umrah.

  1. KERAHASIAAN

Berikut ini adalah tindakan Lambodja Sertifikasi untuk menjaga segala bentuk kerahasiaan informasi yang dimiliki klien yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam kegiatan sertifikasi, kecuali informasi yang menjadi wilayah publik, atau apabila informasi tersebut menjadi persyaratan mutlak untuk pemenuhan standar sertifikasi sebagaimana diatur di dalam SNI ISO/IEC 17065, Peraturan Menteri Agama RI Nomor 8 Tahun 2018  tentang Penyelenggaraan Perjalanan Ibadah Umrah bagi pemegang izin PPIU dan Keputusan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji, Umrah Nomor 337 Tahun 2018 Tentang Pedoman Akreditasi Penyelenggaraan Perjalanan Ibadah Umrah dan Peraturan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Nomor: 338 Tentang Pedoman Tata Cara, Persyaratan, dan Pelaporan Pembukaan Kantor Cabang Penyelenggaran Perjalanan Ibadah umrah.

Lambodja Sertifikasi mewajibkan seluruh personel yang terlibat dalam proses penilaian, menandatangani deklarasi kerahasiaan dan ketidakberpihakan (LASER-PPIU-318).

  • Informasi tentang klien dari sumber selain klien (misalnya dari pihak yang memberikan keluhan, regulator) diperlakukan sebagai rahasia.
  • Lambodja Sertifikasi akan menginformasikan kepada klien, apabila untuk suatu kepentingan hukum diperlukan informasi untuk diungkapkan kepada pihak ketiga, dan klien akan diminta untuk menyediakan ringkasan tentang informasi rahasia yang akan diungkapkan tersebut.
  1. KEORGANISASIAN

Apabila diperlukan, para pihak dapat meminta struktur organisasi Lambodja Sertifikasi bersama uraian tugas dan tanggung jawabnya, secara langsung atau melalui situs www.lambodjasertifikasi.com.

  1. PERSYARATAN UMUM

Dibawah ini beberapa persyaratan umum untuk melakukan permohonan dan pendaftaran sertifikasi yang harus dipenuhi dan dipatuhi oleh klien:

  • Klien harus menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk kegiatan sertifikasi.
  • Jika kriteria Evaluasi yang dipersyaratkan dinyatakan belum memenuhi, Lambodja Sertifikasi akan memberitahukan kepada klien untuk menunda atau menghentikan proses sertifikasi.
  • Apabila tindakan perbaikan dalam batas waktu yang disepakati telah dilakukan, apabila diperlukan, Lambodja Sertifikasi akan meminta biaya tambahan kepada pemohon untuk melakukan verifikasi hasil perbaikannya tersebut.
  • Jika pemohon gagal memenuhi tindakan perbaikan dalam batas waktu yang telah disepakati, Lambodja Sertifikasi dapat meminta mengulangi proses sertifikasi dari awal dengan biaya sertifikasi penuh.
  • Sertifikat yang diterbitkan hanya berlaku bagi unit PPIU yang dimohon, yang tertuang didalam Permohonan Sertifikasi, dan setelah dilakukan evaluasi dinyatakan telah memenuhi seluruh persyaratan standar yang berlaku, Nama dan lokasi unit pengelolaan yang dimaksud akan dicantumkan pada sertifikat PPIU yang diterbitkan.
  • Lambodja Sertifikasi akan menolak melakukan sertifikasi
  • jika tidak memiliki kompetensi atau kemampuan untuk kegiatan sertifikasi yang harus dilakukan.
  • Jika ditemukan bukti bahwa klien melakukan kecurangan, penipuan, pemalsuan atau menyembunyikan informasi dengan sengaja, baik saat pengajuan permohonan maupun saat proses sertifikasi, PT Lambodja Sertifikasi akan menolak permohonan atau membatalkan proses akreditasi.
  • Jika kegiatan sertifikasi mengandalkan pada sertifikasi yang telah diberikan untuk mengabaikan kegiatan apapun, maka pelaksanaan sertifikasi akan mengacu rekaman sertifikasi yang ada. Jika diminta oleh klien, Lambodja Sertifikasi akan memberikan justifikasi untuk penghilangan kegiatan.
  1. PERMOHONAN SERTIFIKASI

Pemegang izin yang mengajukan permohonan sertifikasi sebaiknya telah melakukan persiapan-persiapan dengan melakukan evaluasi internal untuk memastikan bahwa operasional perusahaan yang dilakukan telah memenuhi persyaratan standar yang berlaku. Cara yang lebih baik adalah menyiapkan standar yang telah dilengkapi dengan petunjuk penafsiran untuk pemenuhannya dan disosialisasikan kepada seluruh personel terkait. Pastikan juga bahwa standar telah dapat diimplementasikan diseluruh unit yang akan dimohon untuk sertifikasi.

Pemegang izin yang menyatakan minat sertifikasi kepada Lambodja Sertifikasi segera akan dikirim lembar isian “Permohonan Sertifikasi” atau dapat mengunduhnya disitus www.lambodjasertifikasi.com untuk dilengkapi dan segera dikirimkan kembali kepada manajemen Lambodja Sertifikasi. Berdasarkan lembaran Permohonan tersebut, manajemen Lambodja Sertifikasi akan melakukan tinjauan permohonan untuk memutuskan apakah permohonan bisa ditindaklanjuti atau tidak. Jika permohonan ditindaklanjuti maka Lambodja Sertifikasi mengkaji ruang lingkup dan menetapkan biaya sertifikasi, selanjutnya dikirimkan kembali kepada pemohon.

Setelah dicapai kesepakatan harga dan proses pembayaran dilakukan, bersamaan dengan permintaan dokumen dasar perusahaan, Lambodja Sertifikasi akan membentuk tim evaluasi dan memilih lead evaluator untuk memimpin penilaian sesuai prosedur Lambodja Sertifikasi yang berlaku.

Pembayaran biaya sertifikasi harus dilakukan berdasarkan Surat Perjanjian Kerja dengan klien (LASER-PPIU-301) yang telah disepakati.

  1. PELAKSANAAN PENILAIAN PPIU

Proses penilaian sertifikasi terhadap unit usaha PPIU akan dilakukan dalam dua tahap, yaitu Penilaian Tahap-1, lebih fokus pada penilaian dokumen bertujuan untuk memastikan kesesuaiannya dengan prinsip, kriteria dan indikator Sertifikasi PPIU yang berlaku.

Dalam proses ini, untuk menjamin kelancaran penilaian, sebaiknya pemohon telah menyerahkan seluruh dokumen yang diperlukan kepada manajemen Lambodja Sertifikasi, dan jika masih diperlukan dokumen atau informasi tambahan maka manajemen Lambodja Sertifikasi akan segera menghubungi pemohon.

Penilaian Tahap-2 atau yang disebut penilaian utama dilakukan untuk memastikan seluruh operasional unit usaha PPIU telah sesuai dengan seluruh persyaratan standar yang berlaku.

Organisasi pemohon berkewajiban untuk menyediakan seluruh dokumen dan rekaman yang diperlukan dalam kegiatan penilaian utama. Pemohon harus menunjuk seorang Wakil Manajemen yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses penilaian utama oleh Lambodja Sertifikasi dapat dilaksanakan dan memberikan kewenangan untuk melakukan hubungan komunikasi secara berkelanjutan dengan Lambodja Sertifikasi.

Ketua tim Evaluasi akan menghubungi Wakil Manajemen untuk mendiskusikan tanggal dan mekanisme penilaian lapangan, termasuk keperluan logistik dan akomodasi yang harus disediakan.

Salah satu tahapan proses sertifikasi, selambat-lambatnya 14 hari sebelum dilakukan kunjungan lapangan untuk penilaian, Lambodja Sertifikasi akan melakukan proses komunikasi kepada klien untuk mendapatkan informasi tentang apa saja terkait dengan kinerja pemegang ijin PPIU.

Tim penilai akan mengawali kegiatan penilaian dengan Proses Publikasi dilakukan melalui website Lambodja Sertifikasi (www.lambodjasertifikasi.com) website Kementrian Agama (www.kemenag.go.id) dan/atau media masa, serta menyampaikan surat pemberitahuan tentang rencana penilaian, meliputi jadwal dan tata waktu pelaksanaan kegiatan, tim Evaluasi, disertai dengan informasi profil singkat organisasi yang akan dinilai.

Mengadakan Pertemuan Pembukaan (opening meeting) untuk berkenalan, menyampaikan tujuan, dan menyampaikan rencana proses penilaian, serta menunjukan standar yang digunakan. Kemudian dilanjutkan dengan kegiatan tinjauan dokumen dan rekaman-rekaman untuk kemudian didiskusikan dan dilakukan verifikasi ke lapangan.

Evaluasi lapangan dilakukan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kalender, dan diakhiri dengan pertemuan penutup.

Selama penilaian, tim akan melihat kesesuaian kinerja unit PPIU terhadap setiap verifier dari standar yang digunakan. Indikator penilaian terbagi atas 2 (dua) jenis yakni, Indikator Dominan dan Indikator Ko-Dominan. Indikator Dominan merupakan indikator penilaian utama yang menjadi persyaratan wajib harus dipenuhi oleh PPIU untuk dapat memperoleh akreditasi, sedangkan lndikator Ko­Dominan merupakan indikator penilaian penunjang.

Pemberian nilai terhadap elemen penilaian dilakukan dengan cara sebagai berikut:

  1. Nilai 1 (satu), 2 (dua), atau 3 (tiga) diberikan Tim Penilai kepada PPIU disesuaikan dengan kesesuaian elemen penilaian yang dipenuhi oleh PPIU terhadap kriteria Penilaian Akreditasi.
  2. Nilai O (nol) diberikan Tim Penilai kepada PPIU jika tidak memenuhi salah satu dari elemen penilaian.
  3. Seluruh nilai yang diperoleh kemudian dijumlahkan untuk dihitung nilai total yang diperoleh oleh PPIU.

Hasil penilaian secara akumulatif menunjukkan peringkat kinerja PPIU sebagai berikut:

  1. Akreditasi A, nilai total >219 dari kemungkinan total nilai maksimum yang dapat dicapai, tanpa ada indikator dominan yang bernilai 0 (nol).
  2. Akreditasi B, nilai total 166 ≤ B ≤ 187, tanpa ada indikator dominan yang bernilai 0 (nol).
  3. Akreditasi C, nilai total 144 ≤ C ≤ 165, tanpa ada indikator dominan yang bernilai 0 (nol)
  4. Tidak Terakreditasi, nilai total < 144, dan/ atau terdapat indikator dominan yang bernilai 0 (nol) tanpa ada perbaikan

Bagi PPIU yang mendapatkan nilai total > 144 namun memiliki nilai 0 (nol) pada indikator Dominan, maka Tim Akreditasi memberikan waktu kepada PPIU selama 2 (dua) bulan untuk melakukan perbaikan menyesuaikan kriteria yang terdapat pada indikator penilaian. Apabila PPIU memperoleh hasil penilaian < 144 atau Tidak Terakreditasi, 1zin operasional PPIU dicabut.

  1. PENERBITAN SERTIFIKAT

Sertifikat PPIU hanya akan diterbitkan untuk klien tersertifikasi (pemegang izin Penyelenggara Perjalanan Ibadah Umrah) yang dinyatakan ‘Lulus’ dimana memenuhi nilai akhir kinerja ‘Akreditasi A’, ‘Akreditasi B’   atau ‘Akreditasi C’.

Hasil penilaian Evaluator tidak bersifat final. Lambodja Sertifikasi hanya akan membuat keputusan sertifikasi setelah laporan Evaluator dikaji oleh peer reviewer dan Komite Pengambilan Keputusan Lambodja Sertifikasi.

Lambodja Sertifikasi akan melakukan pertimbangan terhadap komentar atau tanggapan dari Organisasi pemohon (klien), dan Komite Pengambilan Keputusan. Lambodja Sertifikasi siap untuk berdiskusi tentang kategori ketidaksesuaian yang ditemukan untuk tujuan penerbitan sertifikat dan menjelaskan beberapa kegiatan yang belum ditangani. Penetapan kategori ketidaksesuaian yang direkomendasikan oleh Evaluator dapat diubah sebagai hasil dari proses ini.

Selanjutnya setelah menyelesaikan hal diatas, Lambodja Sertifikasi akan menyelesaikan laporan evaluasi sertifikasi dan melakukan pengambilan keputusan sertifikasi. Laporan final akan disampaikan kepada perusahaan pemohon, dan akan diterbitkan invoice untuk pembayaran biaya sertifikasi yang tersisa.

Apabila tindakan perbaikan atas seluruh ketidaksesuaian yang diterbitkan oleh Evaluator dinyatakan dapat diterima (closed), maka Lambodja Sertifikasi dapat menerbitkan sertifikat.

  1. PERUBAHAN MANAJEMEN KLIEN

Lambodja Sertifikasi melakukan penilaian sertifikasi berdasarkan hasil inspeksi, dokumentasi, dan pendapat klien, oleh karena itu setiap terjadi perubahan nama perusahaan dan/atau kepemilikan, sistem termasuk struktur manajemen, dan atau ruang lingkup, klien diharuskan untuk menginformasikan kepada Lambodja Sertifikasi.

Berdasarkan informasi tersebut, Lambodja Sertifikasi akan menentukan perlu atau tidaknya melakukan asesmen khusus. Hal ini penting untuk menghindari pembekuan atau pencabutan sertifikat yang disebabkan oleh ketidaksesuaian fatal yang mungkin desebabkan oleh perubahan tersebut.

  1. PENILAIAN BERKALA (SURVAILEN) PPIU

Bagi klien yang sudah mendapatkan sertifikat PPIU, kunjungan survailen dilakukan terhadap PPIU yang tersertifikasi dengan peringkat ‘Akreditasi C (cukup)’.

Kunjungan survailen dilaksanakan 2 kali dalam satu siklus sertifikasi dan paling sedikit satu kali dalam 1 tahun kelender. Kunjungan survailen pertama dilaksanakan paling lambat 12 bulan setelah tanggal keputusan sertifikasi.

Survailen dilakukan untuk memastikan konsistensi pemenuhan persyaratan dan klasifikasi PPIU.

PPIU dapat mengajukan perubahan klasifikasi pada saat berjalannya siklus sertifikasi maupun Re-sertifikasi.

Keputusan pemeliharaan sertifikasi dari hasil kegiatan survailen harus dilakukan oleh orang yang berbeda dengan yang melaksanakan evaluasi jika hasil survailen menunjukkan adanya perubahan klasifikasi PPIU.

  1. PEMBAHARUAN SERTIFIKAT

Pembaharuan sertifikat (re-sertifikasi) akan dilakukan 3 (tiga) tahun untuk SPPIU pada pemegang izin Penyelenggaraan Perjalanan Ibadah Umrah.

Re-sertifikasi dilakukan melalui kegiatan penilaian lengkap sebagaimana penjelasan pada poin 7  di atas. Lambodja Sertifikasi akan menginformasikan persyaratan-persyaratan untuk dilakukan re-sertifikasi kepada klien pada saat kunjungan lapangan penilikan terakhir.

Selambat-lambatnya 6 (enam) bulan sebelum berakhirnya masa berlaku SPPIU harus mengajukan permohonan re-sertifikasi kepada Lambodja Sertifikasi sehingga keputusan hasil re-sertifikasi dapat ditetapkan sebelum berakhir masa berlaku SPPIU.

  1. PEMBERITAHUAN OLEH LAMBODJA SERTIFIKASI

Lambodja Sertifikasi akan memberikan informasi kepada klien yang disertifikasi setiap perubahan persyaratan sertifikasi, dan akan melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa setiap klien yang disertifikasi memenuhi persyaratan baru tersebut.

Pelaksanaan verifikasi dapat berupa Evaluasi khusus atau bersamaan dengan pelaksanaan survailen.

  1. PUBLIKASI KEPEMILIKAN SERTIFIKAT

Klien yang telah memiliki sertifikat berhak untuk mempublikasikan bahwa unit usaha PPIU  yang dihasilkannya diproses memenuhi prinsip, kriteria dan indikator PPIU sesuai dengan ruang lingkup yang tertuang pada sertifikat.

Dalam setiap kesempatan promosinya, klien harus dapat memastikan unit usaha PPIU yang terdaftar dan memenuhi persyaratan untuk diklaim sebagai unit usaha PPIU yang  bersertifikat dengan menerapkan sistem ketelusuran.

Klien menginformasikan kepada lembaga sertifikasi, tanpa penundaan, perubahan yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk sesuai dengan persyaratan sertifikasi.

  1. PENYALAHGUNAAN SERTIFIKAT

Lambodja Sertifikasi memiliki sistem untuk memantau penggunaan sertifikat oleh seluruh klien. Maka bila terdapat klien yang terbukti menggunakan sertifikat yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam promosi, penulisan katalog, atau penggunaan lainnya, maka sertifikat klien akan dibekukan sementara, dicabut, ditindak secara hukum, dan atau dipublikasi atas pelanggarannya tersebut.

  1. PEMBEKUAN SERTIFIKASI PPIU

Sertifikat klien dapat dibekukan sementara apabila terjadi namun tidak terbatas pada hal-hal sebagai berikut:

  1. Klien yang disertifikasi telah gagal memenuhi persyaratan kriteria PPIU.
  2. Klien yang disertifikasi tidak memperbolehkan kunjungan survailen.
  3. Klien yang disertifikasi telah meminta pembekuan sertifikat secara sukarela.
  4. Jika izin penyelenggaraan PPIU dibekukan oleh kementerian Agama RI.
  5. PENGAKTIFAN KEMBALI SERTIFIKASI PPIU

Sertifikasi PPIU dapat diaktifkan kembali apabila masalah yang menyebabkan pembekuan telah diselesaikan

  1. PENCABUTAN SERTIFIKASI PPIU

Sertifikat klien dapat dicabut, apabila memenuhi salah satu atau lebih hal-hal dibawah ini:

  1. Terbukti melanggar hukum yang telah ditetapkan oleh instansi berwenang.
  2. Tidak dapat menindaklanjuti pembekuan yang dilakuka oleh LS PPIU dengan perbaikan yang sesuai.
  3. Klien yang disertifikasi meminta pencabutan sertifikat PPIU secara sukarela.
  4. Jika izin penyelenggaraan PPIU dicabut oleh Kementerian Agama RI.

Pada masa pembekuan dan pencabutan sertifikasi PPIU tidak diperkenankan menggunakan sertifikasi dan/atau tanda PPIU pada unit usaha PPIU  dan media lainnya.

  1. BERAKHIRNYA SERTIFIKASI

Sertifikat dinyatakan berakhir dalam kasus sebagai berikut:

  1. Klien tidak memohon untuk memperpanjang masa berlakunya sertifikat.
  2. Apabila organisasi menutup usahanya, atau kehilangan hak penguasaan sesuai peraturan yang berlaku.
  1. BIAYA SERTIFIKASI

Biaya sertifikasi ditetapkan berdasarkan jumlah HOK (Hari Orang Kerja) yang digunakan untuk kegiatan Evaluasi termasuk perjalanan dari kantor Lambodja Sertifikasi ke lokasi unit usaha PPIU, pergi-pulang.

Perincian biaya sertifikasi akan diajukan dan disampaikan kepada klien, dimana jumlah HOK akan sangat tergantung dari jumlah jama’ah dan jarak sesuai form aplikasi yang dikirimkan.

Klien dapat dikenakan biaya tambahan apabila terdapat kondisi yang dianggap perlu untuk melakukan kegiatan tambahan (misalnya verifikasi ketidaksesuaian) di luar kegiatan yang tertuang di dalam kontrak kerja, baik terjadi sebelum ataupun selama masa sertifikasi berlangsung, antara lain:

  1. Pengulangan penilaian terhadap sebagian atau seluruh elemen yang tidak memenuhi persyaratan pada saat dilakukan evaluasi terdahulu.
  2. Tambahan kegiatan akibat terjadinya pembekuan, pencabutan, transfer sertifikasi.
  3. Penilaian kembali karena adanya perubahan dalam sistem manajemen klien.
  1. KELUHAN DAN PERSELISIHAN

Apabila sesuatu hal terjadi yang mengakibatkan sertifikat harus dicabut atau dibekukan, atau terjadi perselisihan antara dua pihak, Klien dapat mengajukan keluhan atau keberatan atas pencabutan atau pembekuan sertifikat tersebut. Pengaduan harus dilakukan secara tertulis ditujukan kepada Direktur Utama Lambodja Sertifikasi, paling lambat 10 (sepuluh) hari sejak pemberitahuan pencabutan atau pembekuan diterima oleh klien, dilampirkan dengan bukti-bukti dan data otentik untuk dipertimbangkan dalam proses penyelesaian pengaduan.

Tanggapan dari klien akan menjadi bahan pertimbangan di dalam proses pengambilan keputusan oleh komite pengambilan keputusan sertifikasi. Keputusan sertifikasi oleh komite pengambilan keputusan bersifat final, mengikat kedua belah pihak antara klien dan Lambodja Sertifikasi.

  1. KELUHAN DARI PELANGGAN KLIEN

Lambodja Sertifikasi dapat menerima keluhan dari pelanggan klien yang disertifikasi pada setiap kesempatan Evaluator Lambodja Sertifikasi melakukan kunjungan lapangan atau waktu lainnya.

  1. KEBERATAN ATAU BANDING

Lambodja Sertifikasi dapat menerima keberatan dari klien terkait dengan pelaksanaan proses sertifikasi yang dilakukan oleh Evaluator Lambodja Sertifikasi dalam kurun waktu 14 hari setelah penyerahan laporan keputusan sertifikasi. Keberatan disampaikan secara tertulis ditujukan kepada Direktur Utama Lambodja Sertifikasi untuk dievaluasi. Apabila keberatan diterima, Lambodja Sertifikasi akan membentuk Team Adhock untuk melakukan kajian.Hasil kajian Team Adhock akan disampaikan kepada klien paling lambat 20 hari terhitung sejak keberatan diterima.

  1. KOMITE PENGAMANAN KETIDAKBERPIHAKAN

Lambodja Sertifikasi memiliki Komite Pengaman Ketidakberpihakan untuk menjamin ketidakberpihakan dalam kegiatan sertifikasi. Komite Pengamanan Ketidakberpihakan sekurang-kurangnya terdiri dari pihak yang mewakili 1) Perwakilan Lembaga Pengusaha PPIU; 2) Perwakilan Lembaga pemerintah atau lembaga pemerintah lain; 3) Perwakilan organisasi non-pemerintah.

Komite Pengamanan Ketidakberpihakan melakukan pengkajian sedikitnya sekali dalam setahun, dipimpin oleh seorang Ketua Komite dan berhak untuk mengambil tindakan atau keputusan seperlunya kepada Lambodja Sertifikasi apabila saran atau arahan mereka tidak dihiraukan.

 


Archives